Microsoft Word

3.1Word ve kelime işlemci

Bilgisayarda yazı yazmanın en basit yolu bir düz metin düzenleyicisidir. Windows'taki Not Defteri bunun örneğidir: harfleri saklar ama kalın yazı, sayfa numarası ya da tablo bilmez. Bir rapor ise yalnızca harflerden oluşmaz. Başlıkları, paragrafları, tabloları, şekilleri, dipnotları ve sayfa düzeni vardır. Bu öğelerin hepsini tek dosyada tutan ve yöneten programlara kelime işlemci denir.

3.1.1Kelime işlemci nedir?

Bir kelime işlemcinin düz metin düzenleyicisinden farkı, metnin yanında metnin nasıl görüneceğine ve ne anlama geldiğine dair bilgiyi de saklamasıdır. Bir satırın 14 punto ve mavi olması bir görünüş bilgisidir. Aynı satırın “birinci düzey başlık” olması ise bir yapı bilgisidir. Word ikisini de saklar. Bu notun en önemli fikri de bu ayrımdır: görünüş yapıdan türetilirse belge kolay yönetilir. Ancak her satıra görünüş elle verilirse belge büyüdükçe dağılır.

Word'ün ekranda gösterdiği sayfa, yazdırıldığında kâğıtta çıkacak sayfaya çok yakındır. Bu yaklaşıma “ne görürsen onu alırsın” anlamında WYSIWYG (what you see is what you get) denir. Ekrandaki görüntü kâğıda benzediği için kullanıcı biçimi gözüyle ayarlamaya yönelir. Tuzak da buradadır. Boş satırlarla aşağı itilen bir başlık ekranda doğru durur, ama araya iki satır eklenince kayar. Bu yüzden notun büyük kısmı, görüntüyü gözle değil Word'ün araçlarıyla kurmayı anlatır.

3.1.2Word'ün kullanım alanları

Word'ün kullanıldığı işler kabaca altı grupta toplanır. Her grup, Word'ün farklı bir yeteneğini öne çıkarır.

Tablo 3.1 bir mühendislik öğrencisinin dört yıl boyunca karşılaşacağı belgelerin neredeyse hepsini kapsar. Dilekçe birkaç dakikada yazılır ve basit araçlar yeter. Rapor ise onlarca sayfadır, birkaç kez düzeltilir ve en çok yapısal araçlara ihtiyaç duyar. Bu notun ağırlığı da bu yüzden rapor ve tez gibi uzun belgelerdedir.

3.2Arayüz

Word açıldığında ekranın büyük kısmını belge alanı kaplar. Üstte komutların bulunduğu şerit, altta durum çubuğu, solda isteğe bağlı gezinti bölmesi yer alır. Bu kesim, bu parçaların adlarını ve görevlerini tanıtır. Komutların yerini bilmek, geri kalan bütün işlerin temelidir.

3.2.1Çalışma alanı

Şekil 3.1 Word penceresini parçalarına ayırır. Her parçanın görevi şöyledir:

• Başlık çubuğu açık belgenin adını gösterir. Belge buluta kaydedilmişse Otomatik Kaydet anahtarı da buradadır.
• Hızlı erişim araç çubuğu, Kaydet ve Geri Al gibi sık kullanılan birkaç komutu her zaman görünür tutar. Hangi düğmelerin burada duracağını kullanıcı seçebilir.
• Şerit (ribbon), Word'ün bütün komutlarını sekmelere ve gruplara ayırarak sunan bölgedir.
• Gezinti bölmesi (navigation pane) belgedeki başlıkları bir ağaç biçiminde listeler; bir başlığa tıklanınca o yere gidilir. Arama sonuçları da burada görünür.
• Belge alanı yazının yazıldığı ve sayfaların görüldüğü yerdir. Yanıp sönen dikey çizgi, yani imleç, yazılan karakterin nereye ekleneceğini gösterir.
• Durum çubuğu sayfa numarasını (“Sayfa 1 / 3”), sözcük sayısını, belge dilini, görünüm düğmelerini ve yakınlaştırma sürgüsünü gösterir.

Bu notta bir komutun yeri “sekme → grup → komut” biçiminde yazılır. Örneğin “Giriş → Paragraf → Ortala”, Giriş sekmesindeki Paragraf grubunda bulunan Ortala düğmesi demektir. Grup adı belirsizlik yoksa atlanır: “Düzen → Kesmeler” gibi.

Bağlamsal sekmeler şeridi sade tutar. Belgede bir tablo seçilince şeridin sağında Tablo Tasarımı ve tablo için ayrı bir Düzen sekmesi belirir. Bir resim seçilince Resim Biçimi sekmesi gelir. Seçim kalkınca bu sekmeler de kaybolur. Bir tablonun kenarlık rengini arayan kullanıcı, önce tabloya tıklamazsa komutu hiçbir sekmede bulamaz.

3.2.2Temel sekmeler

Word açıldığında Giriş sekmesi seçilidir, çünkü en sık kullanılan komutlar buradadır (Şekil 3.2). Diğer sekmelerin her biri belge hazırlamanın bir aşamasına karşılık gelir. Tablo 3.2 bu eşlemeyi verir.

Sekmelerin sırası rastgele değildir; bir belgenin hazırlanma sırasını kabaca izler. Önce metin yazılıp biçimlendirilir (Giriş), sonra tablo ve şekil eklenir (Ekle). Sayfa düzeni ayarlanır (Tasarım, Düzen), içindekiler ve kaynakça kurulur (Başvurular). En sonda belge gözden geçirilir (Gözden Geçir). Postalar sekmesi yalnızca toplu belge üretirken gerekir.

3.2.3Belge görünümleri

Aynı belge ekranda farklı biçimlerde gösterilebilir. Görünüm yalnızca ekrandaki sunuşu değiştirir; belgenin içeriğine, biçimine ya da yazdırılan çıktıya dokunmaz. Görünüm, Görünüm sekmesinden ya da durum çubuğunun sağındaki küçük düğmelerden seçilir.

Anahat görünümü özellikle uzun belgelerde işe yarar (Şekil 3.3). Bir başlık sürüklenince altındaki bütün alt başlıklar ve paragraflar da onunla birlikte taşınır. Örneğin “3 Sonuç” bölümü “2 Yöntem”in önüne alınmak istenirse, onlarca paragrafı kesip yapıştırmak yerine Anahat görünümünde tek başlık sürüklenir. Bu görünümün çalışması için başlıkların başlık stilleriyle yazılmış olması gerekir. Stiller 3.5.5'te ele alınır.

3.3Belge yönetimi

Bir belgenin yaşamı boş bir sayfayla ya da bir şablonla başlar. İçerik yazılır, kaydedilir, gözden geçirilir ve sonunda yazdırılır ya da PDF olarak paylaşılır. Bu kesim, bu yaşam döngüsünün dosya tarafını anlatır: kaydetmenin türleri, bulutta otomatik kayıt, şablonlar ve bir belgenin içyapısı.

3.3.1Belge oluşturma ve kaydetme

Bir belgenin hazırlanması beş adımlık bir akışla özetlenebilir: yeni belge ya da şablon açılır, içerik oluşturulur, kaydedilir, gözden geçirilir, son olarak PDF'e aktarılır ya da yazdırılır. Kaydetme bu akışın yalnızca bir kez yapılan adımı değildir; çalışma boyunca defalarca tekrarlanır.

Şekil 3.4 iki komutun farkını gösterir. Farklı Kaydet'in az bilinen sonucu şudur: komut verildikten sonra pencere eski dosyayla değil, yeni oluşan dosyayla çalışır. Bundan sonraki her Kaydet yeni dosyayı günceller, eskisi olduğu gibi kalır. Aşağıdaki örnek bu davranışı adım adım izler.

Bir belgenin hangi biçimde kaydedileceği, belgeyle ne yapılacağına bağlıdır. Düzenlemeye devam edilecek belge Word belgesi olarak, değiştirilmeden paylaşılacak son sürüm PDF olarak saklanır. Tablo 3.4 Word'ün kullandığı başlıca dosya biçimlerini özetler.

Uzantının sonundaki harf bir ipucu taşır: x makro içermeyen, m makro içerebilen dosyayı gösterir. Makrolar 3.11.3'te ele alınır. PDF dosyası Word'de açılabilir ama Word onu düzenlenebilir bir belgeye dönüştürerek açar; dönüşümde düzen bozulabilir. Bu yüzden PDF'e aktarılan her belgenin .docx aslı da saklanır.

3.3.2Otomatik Kaydet, OneDrive ve Otomatik Kurtarma

Kaydetmeyi unutmak, belge hazırlamanın en eski kazalarından biridir. Microsoft 365 bu kaza için iki ayrı önlem sunar. Adları birbirine benzese de işleyişleri farklıdır.

Bilgisayardaki bir klasörde, örneğin masaüstünde duran yerel bir dosyada Otomatik Kaydet anahtarı açılamaz. Böyle bir dosya Ctrl+S ile elle kaydedilir. Otomatik Kaydet açık olsa bile Ctrl+S'ye basmanın hiçbir zararı yoktur. Bu alışkanlık, belgenin yerel mi bulutta mı olduğunu düşünmeden güvende kalmayı sağlar.

Bulutta tutulan dosyanın iki ek yararı vardır. Birincisi sürüm geçmişidir (version history): dosyanın eski sürümleri tarih ve saatleriyle listelenir. Önceki bir sürüm açılıp incelenebilir ve gerekirse geri yüklenebilir. İkincisi ortak çalışmadır: aynı bulut dosyasında birden çok kişi eş zamanlı çalışabilir ve birbirinin değişikliklerini kısa sürede görür.

Otomatik Kaydet düğmesinin adı, yeri ve hatta varlığı Word sürümüne ve güncellemelere göre değişebilir. Örneğin kalıcı lisansla satılan bazı Office sürümlerinde bu özellik bulunmayabilir. Kullanılan sürümde özelliğin olup olmadığı başlık çubuğunda ve Dosya → Bilgi bölümünde görülür.

3.3.3Şablonlar

Her dönem aynı biçimde birkaç dilekçe yazan bir öğrenci düşünelim. Her seferinde kenar boşlukları ayarlanır, tarih sağa yaslanır, imza yeri bırakılır. Bu tekrarı ortadan kaldıran araç şablondur.

Şekil 3.5 bu davranışı gösterir. Şablona çift tıklanıp ad ve tarih doldurulduktan sonra Ctrl+S'ye basılırsa Word dosya adı sorar, çünkü açık belge adsız bir kopyadır. Şablon dosyası değişmeden kalır ve aynı şablondan istenildiği kadar dilekçe üretilebilir.

Şablonların iki kaynağı vardır. Hazır şablonlar Dosya → Yeni ekranında listelenir: özgeçmiş, rapor, toplantı notu, takvim gibi. Kendi şablonunu hazırlamak için önce örnek bir belge düzenlenir, sonra Dosya → Farklı Kaydet ile kayıt türü olarak “Word Şablonu (*.dotx)” seçilir.

Word'ün özel bir şablonu daha vardır: Normal.dotm. Boş belge açıldığında kullanılan varsayılan yazı tipi, boyut, kenar boşlukları ve stiller bu dosyadan gelir. Uzantıdaki m, bu şablonun makro da saklayabildiğini gösterir. Normal.dotm'deki bir değişiklik bundan sonra açılan bütün boş belgeleri etkiler. Bu yüzden ona yalnızca bilinçli olarak dokunulur.

3.3.4Belgenin yapı düzeyleri

Bir Word belgesi rastgele bir harf yığını değildir; iç içe geçmiş düzeylerden oluşur. Bu düzeyleri bilmek, bir biçimlendirme komutunun belgenin hangi parçasını etkileyeceğini önceden kestirmeyi sağlar.

Şekil 3.6 ve Tablo 3.6 bu düzeyleri ve her düzeyde ayarlanan biçimleri bir arada gösterir. Örneğin kalın yazı karakter düzeyinde, hizalama paragraf düzeyinde, sayfa yönü bölüm düzeyinde, tema ise belge düzeyindedir.

3.4Metin düzenleme

Bir belgeyi yazmak, yazılanı düzeltmekten çok daha kısa sürer. Rapor yazan öğrenci zamanının büyük kısmını cümle taşımaya, sözcük değiştirmeye, gereksiz boşlukları temizlemeye ayırır. Bu kesimdeki araçlar bu işleri hızlandırır: klavyeyle hareket ve seçim, pano, geri alma, bul ve değiştir. Her aracın bir de tuzağı vardır. Tuzaklar da örneklerle birlikte gösterilir.

3.4.1İmleç, hareket ve seçim

İmleci fareyle tıklayarak taşımak kısa metinde yeterlidir. Uzun belgede ise klavye çok daha hızlıdır. Ok tuşları imleci birer karakter ya da satır taşır. Ctrl tuşu bu adımı büyütür: sözcük, paragraf ya da belge ölçeğine çıkarır. Shift tuşu ise hareketi seçime çevirir: imleç nereye giderse, başladığı yerle vardığı yer arasındaki metin seçilir.

Seçim için fare de kullanılır. Bir sözcüğe çift tıklamak sözcüğü, üç kez tıklamak bütün paragrafı seçer. Satırın solundaki boş kenar alanına bir kez tıklamak o satırı seçer. Seçimi kaldırmak için Shift'siz bir ok tuşuna basmak ya da metnin herhangi bir yerine tıklamak yeter.

3.4.2Kes, kopyala ve yapıştır

Şekil 3.8 iki işlemin tek farkını gösterir: kaynak yerinde kalıyor mu? Kopyala çoğaltır, Kes taşır. İkisinde de yapıştırma aynı biçimde çalışır. Pano, yapıştırmadan sonra içeriğini korur; aynı içerik istenildiği kadar yeniden yapıştırılabilir. Pano yalnızca son kesilen ya da kopyalanan içeriği tutar. Yeni bir kopyalama eskisinin yerini alır. Office Panosu ise (Giriş → Pano grubunun sağ alt köşesindeki küçük ok) son 24 öğeyi saklayabilir ve bunlardan istenen birini yapıştırmaya izin verir.

Bir metin başka bir kaynaktan, örneğin bir web sayfasından kopyalandığında rengi, yazı tipi ve boyutu da onunla gelir. Yapıştırırken bu biçimin ne olacağı yapıştırma seçenekleriyle belirlenir:

• Kaynak Biçimlendirmesini Koru: metin kaynaktaki görünüşüyle gelir. Düz Ctrl+V genellikle bunu yapar.
• Biçimlendirmeyi Birleştir: metin, yapıştırıldığı yerin biçimine uyum sağlar; kalın, italik gibi vurgular korunur.
• Yalnızca Metni Koru: bütün biçim atılır, yalnızca harfler gelir ve hedefin biçimini alır. Güncel Microsoft 365 sürümlerinde kısayolu Ctrl+Shift+V'dir; eski sürümlerde bu kısayol farklı olabilir. Her sürümde Giriş → Yapıştır düğmesinin altındaki oktan seçilebilir.

Biçimi metinden ayrı olarak kopyalamak da mümkündür. Biçim Boyacısı (Format Painter), Giriş → Pano grubundaki fırça düğmesidir. Önce biçimi alınacak metin seçilir ve fırçaya tıklanır. Ardından biçimin uygulanacağı metin seçilir. Fırçaya çift tıklanırsa araç açık kalır ve birden çok yere sırayla uygulanabilir; Esc aracı kapatır.

Kes ve yapıştırın gücü en iyi küçük bir düzeltmede görülür. Üç satırlık bir tarif düşünelim. Tarifin sırası yanlıştır: “Malzemeleri karıştır” adımı ikinci satırdadır ama en başta olmalıdır. Satırı silip yeniden yazmak yerine satır taşınır.

3.4.3Geri al, bul ve değiştir

Word, yapılan işlemleri sırayla bir listede tutar. Geri Al (Ctrl+Z) bu listedeki son işlemi geri çevirir. Arka arkaya basılırsa işlemler sondan başa doğru teker teker geri alınır. Yinele (Ctrl+Y) geri alınan son işlemi yeniden yapar. Geri alınacak bir şey yoksa son komutu bir kez daha uygular. Örneğin bir paragraf kalın yapıldıktan sonra başka bir paragraf seçilip Ctrl+Y'ye basılırsa o da kalın olur.

Tümünü Değiştir güçlü ama tehlikeli bir komuttur. Arama varsayılan olarak karakter dizisi arar; sözcük sınırlarına bakmaz. Şekil 3.11 bunun sonucunu gösterir: “ve” aranınca “veri” sözcüğünün ilk iki harfi de eşleşir. Bu tuzaktan korunmanın iki yolu vardır. Birincisi, Diğer >> düğmesiyle arama seçeneklerini açıp Yalnızca tam sözcükleri bul kutusunu işaretlemektir. İkincisi, Tümünü Değiştir yerine önce Sonrakini Bul ile eşleşmeleri tek tek görmek ve yalnızca doğru olanlarda Değiştir'e basmaktır.

Bul ve Değiştir yalnızca harfleri değil, belgedeki özel öğeleri de arayabilir: paragraf işaretleri, sekmeler, sayfa sonları ve biçimler. Bunun için gizli işaretleri tanımak gerekir.

3.4.4Gizli biçimlendirme işaretleri

Word belgesinde ekranda görünmeyen ama belgenin yapısını taşıyan karakterler vardır. Her Enter bir paragraf işareti, her boşluk bir boşluk karakteri, her Tab bir sekme karakteri ekler. Bu karakterler yazdırılmaz. Ama belgedeki hataların çoğu onlardan kaynaklanır: üst üste boş paragraflar, çift boşluklar, boşlukla yapılmış hizalamalar.

Tablo 3.8'deki işaretlerden en önemlisi ¶'dir. Paragrafın hizalama, girinti ve aralık gibi bütün biçim bilgisi bu işarette saklanır. Bir paragrafın sonundaki ¶ silinirse paragraf bir sonrakiyle birleşir. Birleşen paragraf, ikinci paragrafın ¶ işaretindeki biçimi alır. Bu yüzden ¶ silindiğinde metnin hizalaması birden değişebilir.

Satır sonu (↵) ile paragraf sonu (¶) arasındaki fark özellikle başlıklarda önemlidir. Uzun bir başlık iki satıra bölünmek istenirse Shift+Enter kullanılır. Böylece başlık tek paragraf olarak kalır ve içindekilerde tek satır görünür. Enter kullanılsaydı başlık iki ayrı paragrafa bölünür, içindekilerde de iki ayrı başlık olarak listelenirdi.

Bölünmez boşluk küçük ama işe yarar bir araçtır. “10 kg”, “Şekil 3” ya da “Prof. Dr.” gibi ifadelerin satır sonunda ikiye bölünmesi okumayı zorlaştırır. Aradaki boşluk Ctrl+Shift+Boşluk ile yazılırsa ifade her zaman aynı satırda kalır.

3.4.5Bul ve Değiştir ile belge temizliği

Gizli işaretler ile Bul ve Değiştir birleşince, elle saatler sürecek temizlik birkaç tıklamaya iner. Örnek olarak kısa bir rapor ele alalım. Raporda paragraflar arasındaki boşluk boş paragraflarla verilmiştir ve iki yerde çift boşluk vardır.

Boş paragraf, art arda gelen iki paragraf işareti demektir: önceki paragrafın ¶'si ve boş paragrafın kendi ¶'si. Bu yüzden boş paragrafları silmek için Aranan kutusuna ^p^p, Yeni değer kutusuna ^p yazılır. Kodlar elle yazılabileceği gibi, Diğer >> → Özel menüsünden “Paragraf İşareti” seçilerek de eklenebilir.

Genel kural şudur: art arda k tane boş paragraf varsa, her geçiş bunların yaklaşık yarısını siler. Bu yüzden komut, sonuç 0 olana kadar tekrarlanır. Temizlikten sonra paragraflar arasındaki boşluk boş Enter'larla değil, paragrafın Sonra aralığıyla verilmelidir (3.5.3).

3.4.6Kısayollar, yer işareti ve köprü

Sık yapılan işlerin klavye kısayolları zamanla el alışkanlığına dönüşür. Tablo 3.9 bu bölümde geçmeyen birkaç önemli kısayolu toplar.

Şekil 3.15 belge içi köprünün işleyişini gösterir. Word'de köprüyü izlemek için varsayılan olarak Ctrl'ye basılı tutup tıklamak gerekir. Düz tıklama, bağlantı metnini düzenlemek için imleci oraya koyar. Yer işareti, başlık olmayan bir noktayı, örneğin bir tablonun ortasını, hedef yapmak için kullanılır. Hedef bir başlıksa yer işaretine gerek yoktur; köprü doğrudan başlığa bağlanabilir.

Görünüm sekmesi de bu kesime eklenmelidir. Okuma Modu, Gezinti Bölmesi, Cetvel ve Yakınlaştırma buradan açılır. Gezinti bölmesi uzun belgede başlıklar arasında atlamayı sağlar. Cetvel ise paragraf girintilerini görmeyi ve sürükleyerek ayarlamayı kolaylaştırır.

3.5Biçimlendirme

Biçimlendirme, metnin görünüşünü belirleyen ayarların tümüdür. 3.3.4'teki düzeyler burada da geçerlidir: bazı ayarlar karaktere, bazıları paragrafa uygulanır. Kısa bir belgede biçimi tek tek vermek sorun çıkarmaz. Uzun belgede ise aynı ayarları onlarca kez tekrarlamak hem zaman alır hem de tutarsızlık doğurur. Bu kesim karakter ve paragraf biçimlerini tanıtır, sonra bu tekrarı ortadan kaldıran aracı, stili anlatır.

3.5.1Karakter biçimlendirme

Yazı boyutu punto (pt) ile ölçülür. Punto, matbaacılıktan gelen bir uzunluk birimidir: 1 inç 72 punto, 1 inç de 2,54 cm'dir. Buradan bir puntonun milimetre karşılığı bulunur.

Şekil 3.16 mühendislik metinlerinde sık geçen biçimleri gösterir. Alt simge kimyasal formüllerde (H₂O, CO₂), üst simge üslerde ve birimlerde (x², m³, 10⁻⁶) kullanılır. Bu biçimler yalnızca görünüş değildir: “m3” ile “m³” farklı anlamlar taşır. Büyük/Küçük Harf Değiştir komutu Giriş → Yazı Tipi grubundaki Aa düğmesidir. Seçili metni yeniden yazmadan BÜYÜK HARF, küçük harf ya da Her Sözcüğün İlk Harfi Büyük biçimine çevirir.

Biçimi Temizle komutu (Giriş → Yazı Tipi grubundaki silgili A düğmesi) seçili metindeki elle verilmiş bütün karakter biçimlerini kaldırır ve metni stilinin varsayılan görünüşüne döndürür. Başka kaynaktan yapıştırılıp tuhaf görünen bir metni düzeltmenin en hızlı yolu budur.

3.5.2Paragraf biçimlendirme

Paragraf biçimi için seçim yapmak gerekmez; imleç paragrafın herhangi bir yerindeyse komut bütün paragrafa uygulanır. Birden çok paragraf biçimlendirilecekse hepsinden en az birer parça seçilir.

Şekil 3.17 hizalama türlerini karşılaştırır. Türkçe metinlerde gövde metni genellikle sola ya da iki yana yaslı yazılır. Başlıklar ve kapak sayfası ortalanır, dilekçelerdeki tarih ise sağa dayanır. İki yana yaslamada Word, satırı kenara yetiştirmek için sözcük aralarını açar. Dar sütunlarda ya da uzun sözcüklerde bu aralıklar göze batabilir; bu durumda heceleme (3.6.1) açılabilir.

Sekmeler metni sayfada belirli yatay konumlara dayamaya yarar. Örneğin bir dilekçede “Ad Soyad:” yazısından sonraki değerlerin hepsi aynı hizadan başlasın isteniyorsa Tab tuşu ve bir sekme durağı kullanılır. Kenarlık ve gölgelendirme ise bir paragrafı çerçeve ya da arka plan rengiyle çevresinden ayırır; bir uyarı notunu öne çıkarmak için uygundur.

3.5.3Girinti ve aralık ölçüleri

Girinti, paragrafın kenar boşluğuna göre ne kadar içeride başladığını belirler. Aralık ise satırların ve paragrafların arasında bırakılan dikey boşluktur. Bu dört ölçü, bir belgenin “okunaklı” ya da “sıkışık” görünmesinde en büyük payı taşır.

Şekil 3.18 bu ölçüleri cetvel üzerinde gösterir. Cetveldeki işaretçiler sürüklenerek ayarlanabilir, ama kesin değer için Giriş → Paragraf grubunun sağ alt köşesindeki ok tıklanır. Açılan Paragraf iletişim kutusunda girintiler santimetre, aralıklar nokta cinsinden yazılır. Word'deki “nk” birimi puntoyla aynıdır: 1 nk = 1 pt ≈ 0,353 mm.

İlk satır girintisi Türkçe metinlerde paragraf başını belirtmenin geleneksel yoludur; sık kullanılan değer 1,25 cm'dir. Asılı girinti ise özellikle kaynakçada kullanılır. Her kaynağın ilk satırı solda başlar, devam satırları içeride kalır. Böylece okuyucu kaynakların başlangıcını kolayca seçer.

3.5.4Listeler

Raporlarda birçok bilgi liste hâlinde verilir: deney malzemeleri, işlem adımları, bölüm başlıkları. Word üç liste türü sunar ve hepsi Giriş → Paragraf grubundadır.

• Madde işaretli liste (bulleted list), sırası önemli olmayan öğeler içindir: deney malzemeleri gibi.
• Numaralı liste (numbered list), sırası önemli olan öğeler içindir: işlem adımları, öncelik sırası.
• Çok düzeyli liste (multilevel list), ana maddeler ve alt maddelerden oluşan bir hiyerarşi kurar: 1, 1.1, 1.1.1 gibi.

Şekil 3.19'daki düzey değiştirme kuralı listelerin en kullanışlı özelliğidir. Bir liste maddesinin başındayken Tab'a basılırsa madde bir alt düzeye iner; numarası da “3.” yerine “a.” ya da “2.1” gibi alt düzey numarasına dönüşür. Shift+Tab maddeyi bir üst düzeye çıkarır. Listenin sonunda boş bir maddede Enter'a basmak listeyi bitirir.

3.5.5Stiller ve temalar

Buraya kadar anlatılan karakter ve paragraf biçimleri tek tek verilebilir. Ama bir raporda aynı görünüş defalarca tekrarlanır: bütün ana başlıklar aynı, bütün gövde paragrafları aynı biçimdedir. Bu tekrarlanan biçimleri bir ad altında toplayan araç stildir.

Stilin gücü tek bir tanımdan gelir. Bir başlığa Başlık 1 uygulanınca o başlık stilin tanımındaki görünüşü alır. Daha sonra stilin tanımı değiştirilirse, bu stili kullanan bütün başlıklar birlikte güncellenir. Yirmi başlığı tek tek düzeltmek yerine tek bir tanım değiştirilir.

Başlık stillerinin ikinci görevi, görünüşten daha önemlidir: belgenin yapısını kurarlar (Şekil 3.20). Word, Başlık 1, Başlık 2 ve Başlık 3 stillerindeki paragrafları “başlık” olarak tanır. Gezinti bölmesi, içindekiler tablosu, Anahat görünümü ve PDF'teki yer imleri bu bilgiden üretilir. Yalnızca büyük ve kalın yazılmış bir satır ise Word için sıradan bir paragraftır, ne kadar başlığa benzese de.

Tema ile stil arasındaki ilişki katmanlıdır. Tema belgenin renk paletini ve iki temel yazı tipini (başlık ve gövde için) belirler. Stiller de bu paleti ve yazı tiplerini kullanır. Tasarım sekmesinden başka bir tema seçilince stiller tanımlarını korur ama renkleri ve yazı tiplerini yeni temadan alır. Örneğin Başlık 1 “tema rengi 1” ile tanımlıysa, tema değişince bütün Başlık 1'ler yeni temanın birinci rengine geçer. Bir stil değişikliği ise yalnızca o stili kullanan öğeleri etkiler.

3.5.6Stil tanımı ve doğrudan biçimlendirme

Stil uygulanmış bir metne şeritten ayrıca biçim verilebilir. Örneğin Başlık 1 stilindeki bir başlık şeritteki renk düğmesiyle kırmızı yapılabilir. Bu durumda başlığın görünüşü iki kaynaktan gelir: stil tanımından ve elle verilen biçimden. Hangisinin geçerli olacağını bilmek, stillerle çalışırken yaşanan şaşkınlıkların çoğunu önler.

Stil tanımı iki yolla değiştirilir. Stiller galerisinde stilin adına sağ tıklanınca bir menü açılır. Değiştir… seçeneği stilin özelliklerini bir iletişim kutusunda düzenlemeyi sağlar. Başlık 1'i Seçimle Eşleşecek Şekilde Güncelleştir ise tanımı, o anda seçili metnin görünüşünden alır. İkinci yol, bir başlığı önce elle denemek ve beğenilen görünüşü bütün başlıklara yaymak için pratiktir.

Bu örnek, stillerle çalışmanın temel alışkanlığını gösterir: görünüş elle değil, stilin tanımı üzerinden değiştirilir. Elle verilen biçimler zamanla belgede “gizli istisnalar” biriktirir. Görünüşü değişmeyen bir başlıkla karşılaşıldığında ilk bakılacak yer, o başlıkta unutulmuş bir doğrudan biçimdir. Word Stilleri ve İçindekiler simülatörü bu etkileşimi denemeye olanak verir.

3.6Sayfa düzeni

Karakter ve paragraf biçimleri metnin görünüşünü belirler. Sayfa düzeni ise metnin üzerinde durduğu kâğıdı tanımlar: kâğıdın boyutu, yönü, kenar boşlukları, sütun sayısı, üstbilgi ve altbilgi. Bu ayarların hepsi bölüm düzeyindedir. Bir belge tek bölümden oluşuyorsa bütün sayfalar aynı düzene sahiptir. Farklı sayfalar için farklı düzen gerektiğinde belge bölüm sonlarıyla parçalara ayrılır.

3.6.1Sayfa ayarları

Sayfa ayarları Düzen sekmesindeki Sayfa Yapısı grubunda toplanır (Şekil 3.23):

• Kenar Boşlukları (margins): metin ile kâğıdın kenarı arasındaki boş alandır. Ciltlenecek belgelerde cilt tarafına ek bir cilt payı verilebilir.
• Yönlendirme (orientation): sayfa dikey ya da yatay durur.
• Boyut: kâğıt ölçüsüdür. Türkiye'de ve Avrupa'da A4 (210 × 297 mm), ABD'de Letter (8,5 × 11 inç ≈ 216 × 279 mm) yaygındır.
• Sütunlar: metni gazete düzenine benzer sütunlara böler. Metin birinci sütunun sonuna gelince ikinci sütunun başından devam eder.
• Satır Numaraları: bazı hukuki ya da hakemli belgelerde satırları numaralandırır; böylece bir düzeltme “12. satır” diye gösterilebilir.
• Heceleme (hyphenation): uzun sözcükleri satır sonunda kısa çizgiyle bölerek iki yana yaslı metindeki büyük boşlukları azaltır.

3.6.2Sayfa sonu ve bölüm sonu

Bir sonraki içeriği yeni sayfadan başlatmanın yanlış ve doğru yolları vardır. Yanlış yol, sayfa bitene kadar Enter'a basmaktır. Doğru yol bir kesme eklemektir. Kesmeler Düzen → Kesmeler menüsündedir ve iki ana türe ayrılır.

Şekil 3.24 dört kesmeyi yan yana gösterir. Kesmeler ¶ düğmesi açıkken “Sayfa Sonu” ya da “Bölüm Sonu (Sonraki Sayfa)” gibi kesikli çizgiler olarak görünür. Bir kesme yanlış yerdeyse bu çizgi seçilip silinir. Bölüm sonunda ince bir nokta vardır: bölümün düzen ayarları, bölümün sonundaki bölüm sonu işaretinde saklanır. Bir bölüm sonu silinince iki bölüm birleşir ve birleşen bölüm, sonraki bölümün ayarlarını alır.

3.6.3Bölüm sonuyla tek sayfayı yatay yapmak

Bölüm sonunun en tipik kullanımı, uzun bir dikey belgenin içinde tek bir sayfayı yatay yapmaktır. Geniş bir ölçüm tablosu dikey sayfaya sığmaz. Yönlendirme komutu ise imlecin bulunduğu bölüme uygulanır. Belge tek bölümse bütün sayfalar yatay olur. Çözüm, tabloyu kendi bölümüne almaktır.

Kenar boşluğu, sütun sayısı, üstbilgi ve sayfa numarası biçimi de aynı yolla bölüm bazında değiştirilir. Bir komutun yalnızca belgenin bir kısmını etkilemesi isteniyorsa ilk soru şudur: o kısım ayrı bir bölüm mü?

3.6.4Üstbilgi, altbilgi ve sayfa numarası

Sayfa numarası, Ekle → Sayfa Numarası menüsünden alan olarak eklenir (Şekil 3.27). Alan, Word'ün o anki duruma göre hesaplayıp gösterdiği bir değerdir. Altbilgiye bir kez eklenen numara alanı her sayfada o sayfanın numarasını gösterir. Sayfalar eklenip silindikçe numaralar kendiliğinden güncellenir. Elle yazılmış bir “3” ise her sayfada “3” olarak kalır.

Üstbilgi ve altbilgi için iki seçenek daha vardır. İlk Sayfa Farklı işaretlenince bölümün ilk sayfası ayrı bir üstbilgi/altbilgi alanı kazanır; kapakta numara göstermemek için bu alan boş bırakılır. Tek ve Çift Sayfalar Farklı ise çift taraflı basılan belgelerde numarayı tek sayfalarda sağa, çift sayfalarda sola koymayı sağlar.

3.6.5İlk Sayfa Farklı ve Öncekine Bağla

Belge birden çok bölüme ayrılınca üstbilgilerde yeni bir kural devreye girer. Yeni bir bölüm, üstbilgi ve altbilgisini varsayılan olarak bir önceki bölümünkiyle bağlı başlatır.

3.6.6Bölümlere göre sayfa numarası

Tezlerde ve uzun raporlarda sayfa numaralandırması iki parçalıdır. Kapak, özet ve içindekiler gibi ön sayfalar küçük Roma rakamlarıyla (i, ii, iii), ana metin ise Giriş sayfasından başlayarak 1, 2, 3 ile numaralanır. Bu düzen bir bölüm sonu ve bölüme özgü sayfa numarası ayarlarıyla kurulur.

Küçük Roma rakamları için bir hatırlatma yararlı olur: i = 1, v = 5, x = 10. Küçük simge büyüğün önüne gelirse çıkarılır, arkasına gelirse eklenir. Buna göre ii = 2, iii = 3, iv = 5 − 1 = 4, vi = 5 + 1 = 6'dır.

Son bir adım daha gerekir (Şekil 3.31). Belgede daha önce eklenmiş bir içindekiler tablosu varsa, numaralandırma değişince tablo kendiliğinden güncellenmez; eski numaraları göstermeye devam eder. İçindekiler tablosu da bir alandır ve Tabloyu Güncelleştir komutuyla yenilenir (3.9.1).

3.7Tablolar ve resimler

Mühendislik raporlarında sayısal sonuçlar tablolarla, düzenekler ve grafikler resimlerle verilir. Word bu nesneleri metnin içine yerleştirir ve her biri için ayrı bağlamsal sekmeler sunar. Bu kesim, tabloların yapısını ve resimlerin metinle ilişkisini anlatır.

3.7.1Tablolar

Tablonun düzenini kurarken birkaç ilke işe yarar (Şekil 3.32):

• Başlık satırı her zaman olmalıdır. Tablo birden çok sayfaya taşarsa başlık satırının her sayfada tekrarlanması seçilebilir (tablo Düzen sekmesi → Başlık Satırlarını Yinele).
• Hücre birleştirme (merge cells) yalnızca anlamlı bir başlık grubu için kullanılmalıdır. Fazla birleştirilmiş hücre, ekran okuyucuların tabloyu doğru okumasını zorlaştırır ve sıralamayı bozar.
• Tablo stilleri (Tablo Tasarımı sekmesi) kenarlık ve renkleri bütün tabloya tutarlı uygular; hücreleri tek tek boyamaya gerek kalmaz.
• Hizalama: metin sola, sayılar sağa ya da ondalık virgüle göre hizalanır; böylece basamaklar alt alta gelir.

3.7.2Resimler

Resimler Ekle → Resimler ile bilgisayardan, çevrimiçi kaynaklardan ya da hazır görsellerden eklenir. Bir resim seçilince Resim Biçimi bağlamsal sekmesi açılır. Bu sekmedeki üç araç özellikle önemlidir:

• Alternatif metin (alt text): görselin amacını, onu göremeyen ekran okuyucu kullanıcılarına açıklayan kısa metindir. “resim1.png” gibi bir dosya adı değil, görselin anlattığı bilgi yazılır (3.11.1).
• Kırpma (crop): görselin gereksiz kenar bölümlerini çerçevenin dışında bırakır. Kırpılan kısım silinmez, gizlenir; gerekirse geri açılabilir. Dosya boyutunu küçültmek için kırpılan alanlar ayrıca silinebilir.
• Düzen Seçenekleri: resim seçilince sağ üst köşesinde beliren küçük düğmedir. Resmin metinle ilişkisini, yani metin kaydırma türünü değiştirir.

3.7.3Metin kaydırma türleri

Şekil 3.34 dört türü aynı resim üzerinde karşılaştırır. Raporlarda en güvenli seçim satır içidir. Resim kendi paragrafında durur, ortalanabilir ve altına resim yazısı eklenebilir. Metin eklenip silindikçe resim de metinle birlikte akar. Kare ya da Sıkı gibi serbest türlerde resim sayfaya sabitlenir. Önündeki metin uzayınca resim yerinde kalabilir ve ilgili paragraftan ayrı bir sayfaya düşebilir.

3.8Gözden geçirme ve iş birliği

Bir belge yazıldıktan sonra en az bir kez gözden geçirilir: yazım hataları düzeltilir, ifadeler toparlanır, başka birinin önerileri değerlendirilir. Gözden Geçir sekmesi bu işlerin araçlarını toplar. Araçların bir kısmı yazarın kendi denetimine, bir kısmı birden çok kişinin aynı belge üzerinde çalışmasına yöneliktir.

3.8.1Dil, yazım denetimi ve sözcük sayısı

Word yazarken metni arka planda denetler (Şekil 3.35). Sözlükte bulunmayan bir sözcüğün altı kırmızı dalgalı çizgiyle, dil bilgisi ve noktalama şüphesi mavi çift çizgiyle işaretlenir. İşaretli sözcüğe sağ tıklanınca öneriler listelenir. Öneri seçilebilir, işaret yok sayılabilir ya da sözcük kullanıcının sözlüğüne eklenebilir.

Denetimin kurallarını belge dili belirler. Durum çubuğunda “Türkçe (Türkiye)” yazıyorsa Türkçe sözlük kullanılır. Türkçe bir metin yanlışlıkla İngilizce dilinde işaretlenmişse neredeyse her sözcüğün altı kırmızı olur. Dil, metin seçilip Gözden Geçir → Dil → Yazım Denetleme Dilini Ayarla ile değiştirilir. Böylece bir belgede Türkçe paragraflar ve İngilizce bir özet yan yana, her biri kendi kurallarıyla denetlenebilir.

Sözcük sayısı ödevlerde sık istenen bir ölçüttür. Durum çubuğu bütün belgenin sözcük sayısını gösterir; bir metin seçiliyse “120 / 2.350 sözcük” gibi seçimin sayısını da verir. Gözden Geçir → Sözcük Sayısı penceresi ayrıntılı sayımı sunar ve dipnotların sayıma katılıp katılmayacağını sorar.

3.8.2Açıklamalar ve değişiklikleri izleme

Bir öğrencinin tez taslağını danışmanına gönderdiğini düşünelim. Danışman metne doğrudan müdahale ederse öğrenci neyin değiştiğini göremez. Kenara elle not yazarsa notlar metinle karışır. Word bu iş birliği için iki ayrı araç sunar.

Şekil 3.36 iki aracın farkını gösterir. Açıklama bir konuşmadır: yanıtlanabilir, “çözüldü” olarak işaretlenebilir ya da silinebilir. Metne hiçbir zaman dokunmaz. Değişiklik izleme ise metnin kendisinde bir öneridir: kabul edilirse metin kesinleşir, reddedilirse eski hâline döner. Değişiklikler tek tek ya da Kabul Et → Tüm Değişiklikleri Kabul Et ile topluca kabul edilebilir.

3.8.3İşaretleme görünümleri

Değişiklik izlenen bir belge ekranda farklı ayrıntı düzeylerinde gösterilebilir. Bu görünümler Gözden Geçir → İzleme grubundaki listeden seçilir. Görünüm yalnızca gösterimi değiştirir; bekleyen değişikliklerin durumuna dokunmaz.

3.8.4Değişiklikleri tek tek kabul etmek ve reddetmek

Birden çok kişinin önerisi aynı belgede toplandığında her öneri ayrı ayrı değerlendirilir. Gözden Geçir sekmesindeki Sonraki ve Önceki düğmeleri bekleyen değişiklikler arasında dolaşır. Kabul Et ve Sonrakine Git o anki değişikliği kesinleştirip bir sonrakine, Reddet ve Sonrakine Git değişikliği geri alıp bir sonrakine geçer. Sıradaki değişiklik metindeki konumuna göre seçilir; kimin yaptığına ya da ne zaman yapıldığına göre değil.

Değişiklikleri İzle'yi kapatmayı unutmak da sık görülür. Düğme açık kaldıkça yazarın kendi düzeltmeleri de birer bekleyen değişiklik olarak birikir. Belgenin son okumasında bunlar da tek tek kabul edilmek zorunda kalır.

3.9Uzun belgeler

On sayfayı aşan bir belgede okuyucu aradığını bulmak için yol göstericilere ihtiyaç duyar: içindekiler, numaralı başlıklar, numaralı şekiller, dipnotlar ve kaynakça. Bu öğelerin hepsi elle de yazılabilir. Ama belge değiştikçe elle yazılmış her numara bir hata kaynağına dönüşür. Word bu öğelerin hepsini belgenin yapısından otomatik üretir ve güncel tutar.

3.9.1Başlık stilleri ve içindekiler

Otomatik içindekiler tablosunun kurulması dört adımlık bir akıştır: başlık stilleri uygulanır, düzeyler gezinti bölmesinde denetlenir, içindekiler eklenir ve belge değiştikçe tablo güncellenir.

3.9.2Çok düzeyli başlık numaralandırma ve tez biçimi

Tezlerde ve teknik raporlarda başlıklar numaralıdır: 1 Giriş, 1.1 Amaç, 1.1.1 Hedefler. Bu numaralar başlık metnine elle yazılırsa araya bir bölüm eklendiğinde sonraki bütün numaraların elle düzeltilmesi gerekir. Doğru yol, çok düzeyli bir listeyi başlık stillerine bağlamaktır.

Bağlama işlemi Giriş → Paragraf → Çok Düzeyli Liste → Yeni Çok Düzeyli Liste Tanımla penceresinde yapılır. Pencerede “Diğer >>” ile ek seçenekler açılır ve her düzey için “Düzeyi stile bağla” alanından bir stil seçilir: 1. düzey Başlık 1'e, 2. düzey Başlık 2'ye, 3. düzey Başlık 3'e. Bundan sonra bir paragrafa Başlık 2 uygulamak, ona hem başlık görünüşünü hem de doğru numarayı birlikte verir (Şekil 3.43).

Tezlerin biçim kuralları kuruma göre değişir. Sık görülen değerler Tablo 3.14'te verilmiştir. Bunlar yalnızca örnektir; kenar boşluğu, yazı tipi ve kaynak gösterme biçimi kurumdan kuruma farklıdır. Geçerli kurallar kurumun yazım kılavuzunda yazar.

Tablodaki “Nerede ayarlanır?” sütunu bir ilkeyi yansıtır: yazı tipi ve aralık gibi değerler tek tek paragraflara değil, stillerin tanımına verilir. Kurum kuralı değişirse yalnızca stil tanımı düzeltilir.

3.9.3Dipnot, alıntı ve kaynakça

Dipnot eklemek için imleç açıklamanın bağlanacağı sözcüğün sonuna konur ve Başvurular → Dipnot Ekle seçilir. Word metne üst simge bir numara koyar ve imleci sayfanın altındaki dipnot alanına taşır (Şekil 3.44). Araya yeni bir dipnot eklenince sonraki dipnotların numaraları kendiliğinden kayar. Metin kayıp dipnotun bağlı olduğu sözcük başka sayfaya geçerse dipnot da onunla birlikte o sayfanın altına taşınır.

Word kaynak yönetimini de üstlenebilir. Başvurular → Alıntı Ekle → Yeni Kaynak Ekle ile bir kaynağın yazarı, başlığı, yılı ve yayıncısı bir forma girilir. Bu kaynak metinde istenen yerlere atıf olarak eklenir. Atıf stili (APA, IEEE, MLA, Chicago gibi) bu atıfların ve kaynakça satırlarının biçimini belirler. Stil değiştirilince bütün atıflar ve kaynakça yeni biçime geçer. Başvurular → Kaynakça komutu, atıf yapılmış kaynaklardan otomatik bir liste üretir.

3.9.4Resim yazıları ve çapraz başvurular

Resim yazısındaki numara da bir alandır. Belgeye yeni bir şekil eklenince Word sonraki şekillerin numaralarını kaydırır. Metindeki “Şekil 3'te görüldüğü gibi” ifadesi elle yazılmışsa bu kaymadan haberi olmaz ve yanlış şekli göstermeye başlar. Çapraz başvuru (Başvurular → Çapraz Başvuru) ise numarayı resim yazısından alır ve güncellenince yeni numarayı gösterir.

3.10Adres mektup birleştirme

Bölüm sekreterliği 120 öğrenciye final notlarını bildiren birer mektup gönderecek. Metin herkes için aynı, yalnızca ad, bölüm ve not değişiyor. 120 mektubu tek tek yazmak hem saatler alır hem de yanlış öğrenciye yanlış not yazma riski taşır. Adres mektup birleştirme bu işi bir ana belge ve bir listeyle çözer.

3.10.1Ana belge, veri kaynağı ve alanlar

Birleştirme beş aşamada ilerler: ana belge hazırlanır, alıcı listesi seçilir, birleştirme alanları eklenir, sonuçlar önizlenir ve son olarak belgeler ya da e-postalar üretilir. Önizleme aşaması atlanmamalıdır. Sütun adındaki bir yazım hatası ya da boş bir hücre, yüzlerce belgede birden yanlışlık demektir.

Veri kaynağının ilk satırı alan adlarıdır: Ad, Bölüm, Not. Bu satır bir alıcı değildir ve mektup üretmez. Bu yüzden ilk satırı başlık olan n satırlık bir listeden n − 1 mektup çıkar. Alan adlarının kısa, boşluksuz ve anlamlı olması, ana belgede doğru alanı seçmeyi kolaylaştırır.

3.10.2Birleştirme adım adım

3.11Kalite ve paylaşım

Bir belge yazıldıktan ve gözden geçirildikten sonra son bir denetimden geçer. Belge onu okuyacak herkes için erişilebilir mi? Yazdırıldığında ya da PDF'e aktarıldığında düzeni korunuyor mu? İçinde unutulmuş açıklama, gizli değişiklik ya da kişisel bilgi var mı? Bu kesim bu soruları ve makroların taşıdığı güvenlik riskini ele alır.

3.11.1Erişilebilir belge

Bir ekran okuyucu belgeyi yukarıdan aşağı sesli okur. Kullanıcı başlıktan başlığa atlayabilir, bağlantıları listeleyebilir, tabloyu hücre hücre dolaşabilir. Bu olanakların hepsi belgenin yapısına dayanır. Görünüşü doğru ama yapısı eksik bir belge, ekran okuyucu için anlamsız bir metin yığınıdır. Erişilebilirlik ilkeleri bu yüzden notun başından beri anlatılan iyi alışkanlıklarla örtüşür:

• Başlık stilleri belgenin yapısını ekran okuyucuya bildirir; kullanıcı başlıklar arasında atlayabilir.
• Alternatif metin anlamlı görsellerin ne anlattığını açıklar. Yalnızca süs amaçlı görseller “dekoratif” olarak işaretlenir ve okunmaz.
• Bağlantı metni hedefi anlatır. “buraya tıklayın” bağlamından koparılınca hiçbir şey söylemez; “Kayıt Kılavuzu (PDF)” ise hedefi adlandırır.
• Tablo yapısı basit tutulur ve başlık satırı belirgin olur. Boş hücrelerle ya da birleştirilmiş hücrelerle yapılan düzenler, hücreler arası okumayı karıştırır.
• Renk ve kontrast: anlam yalnızca renkle verilmez. “Kırmızı satırlar başarısız” yerine satırlara ayrıca bir “başarısız” sözcüğü ya da simgesi eklenir. Metin ile arka plan arasında yeterli karşıtlık bırakılır.

Şekil 3.50 iki küçük farkı gösterir. İyi bir alternatif metin, görseli görmeyen birine görselin verdiği bilgiyi aktarır. Bir grafik için “grafik” yazmak yeterli değildir. Grafiğin gösterdiği eğilim (“2020–2024 arasında kayıtlar artıyor”) yazılır. Ayrıntılı sayılar zaten metinde ya da bir tabloda verilmişse alternatif metin kısa tutulabilir.

3.11.2Yazdırma ve PDF

Dosya → Yazdır ekranı solda yazdırma ayarlarını, sağda baskı önizlemeyi gösterir. Önizleme, belgenin kâğıda nasıl çıkacağının son kontrolüdür. Taşan bir tablo, araya düşmüş boş bir sayfa ya da kenar boşluğuna yapışmış bir resim burada fark edilir.

Şekil 3.51'deki ayarların anlamı şöyledir. Kopya her sayfanın kaç kez basılacağıdır. Sayfalar kutusu yazdırılacak sayfaları belirler: tire bir aralığı, virgül ayrı sayfaları gösterir. Örneğin “1-3, 5”, 1, 2, 3 ve 5. sayfalardır; yani 4 sayfa basılır. Tüm Sayfaları Yazdır menüsü seçili metni ya da yalnızca geçerli sayfayı basmaya da izin verir. İki Taraflı Yazdır, destekleyen yazıcılarda kâğıdın iki yüzünü de kullanır ve kâğıt tüketimini yaklaşık yarıya indirir.

Belgeyi değiştirilmeden paylaşmanın standart yolu PDF'tir. Dışa aktarma (Dosya → Dışa Aktar → PDF/XPS Belgesi Oluştur ya da Farklı Kaydet → kayıt türü PDF) düzeni koruyan bir kopya üretir. Bu kopya, Word'ü olmayan bir cihazda da aynı görünür. Seçenekler penceresinde başlıklardan PDF yer imleri oluşturulması istenebilir. Böylece PDF okuyucunun kenar çubuğunda tıklanabilir bir içindekiler belirir. Bu da başlık stilleriyle yazılmış belgenin bir başka kazancıdır.

Paylaşmadan önce belgede gizli kalmış içerik de denetlenir. Açıklamalar, bekleyen değişiklikler ve belge özellikleri (yazar adı, başlık, etiketler gibi meta veriler) belgeyle birlikte gider. Dosya → Bilgi → Sorunları Denetle → Belgeyi İncele komutu bunları listeler ve istenirse topluca kaldırır. Yazar alanında başka birinin adı görünen bir ödev, şablon yerine eski bir dosyanın kullanıldığını ele verir.

3.11.3Makrolar ve güvenlik

Makrolar gerçek işlerde zaman kazandırır. Örneğin yüzlerce tablonun hepsine aynı biçimi uygulamak ya da belgedeki bütün resimleri aynı genişliğe getirmek tek bir makroyla yapılabilir. Ancak bir makro bir programdır. Belge açıldığında çalışan bir makro dosya silebilir, başka dosyalar indirebilir ya da bilgisayara zararlı yazılım kurabilir. Saldırganlar bu yüzden zararlı makroları e-posta ekindeki “fatura” ya da “kargo bilgisi” belgelerine gizler.

Word makrolu bir belgeyi açarken makroları varsayılan olarak çalıştırmaz ve Şekil 3.52'deki uyarıyı gösterir. İçeriği Etkinleştir düğmesine basmak, belgedeki makrolara bilgisayarda çalışma izni vermek demektir. İnternetten indirilen ya da e-postayla gelen dosyalarda güncel Microsoft 365 sürümleri makroları tamamen engelleyebilir. Bu durumda düğme yerine bir güvenlik riski uyarısı görünür. Kural basittir: kaynağı bilinmeyen ya da beklenmeyen bir belgede içerik etkinleştirilmez. Bilinen bir kişiden gelse bile beklenmedik bir makrolu belge için göndericiye ayrı bir kanaldan sorulur.

3.11.4Belge hazırlama iş akışı ve sık yapılan hatalar

Uzun bir belge altı aşamada hazırlanır: amaç ve hedef kitle belirlenir, taslak yapı (başlıklar) kurulur, içerik yazılır, stiller ve görseller düzenlenir, belge gözden geçirilir ve yayımlanır. Sıranın önemli bir mantığı vardır: önce yapı ve içerik kurulur, ayrıntılı biçimlendirme sona bırakılır. İçerik henüz değişirken yazı tipleriyle uğraşmak boşa emektir. Stiller kullanılıyorsa biçim zaten tek yerden, en sonda ve birkaç dakikada ayarlanır.

Notun bütününe yayılmış sık hatalar Tablo 3.15'te bir arada verilmiştir. Hepsinin ortak noktası aynıdır: Word'e görünüşü değil yapıyı anlatmak.

Yapı doğru kurulursa görünüş tek yerden değiştirilebilir: başlıkların görünüşü bir stil tanımından, sayfa düzeni bölüm ayarlarından, numaralar alanlardan gelir. Belge yüz sayfaya da çıksa, son dakikada istenen bir değişiklik birkaç dakikada yapılır.

3.12Özet

• Word bir kelime işlemcidir; belgeyi .docx dosyasında saklar. Komutlar şeritte sekme → grup → komut düzeninde durur; tablo ya da resim seçilince bağlamsal sekmeler belirir.
• Kaydet açık dosyayı günceller; Farklı Kaydet yeni bir dosya oluşturur ve pencere artık o dosyayla çalışır. Otomatik Kaydet yalnızca buluttaki dosyada çalışır; Otomatik Kurtarma kaydetmenin yerine geçmez.
• Şablon (.dotx) açıldığında ondan türetilmiş adsız bir kopya açılır; şablon değişmez.
• Belgenin yapı düzeyleri karakter, sözcük, paragraf, bölüm ve belgedir. Karakter biçimi seçime, paragraf biçimi imlecin bulunduğu paragrafa, sayfa ayarları imlecin bulunduğu bölüme uygulanır.
• Kes taşır, Kopyala çoğaltır; pano yapıştırmadan sonra içeriğini korur. Tümünü Değiştir sözcük içlerini de değiştirir; “Yalnızca tam sözcükleri bul” ya da Sonrakini Bul ile önizleme gerekir.
• Gizli işaretler (¶, ·, →) ¶ düğmesiyle görünür; Bul ve Değiştir'de ^p, ^t, ^l, ^s, ^m kodlarıyla aranır. ^p^p → ^p sonuç 0 olana kadar tekrarlanır.
• Stil adı olan bir biçim paketidir; tanımı değişince onu kullanan bütün öğeler güncellenir. Doğrudan biçimlendirme stilin önüne geçer; Ctrl+Boşluk elle verilen karakter biçimini kaldırır.
• Sayfa sonu bölüm oluşturmaz; bölüm sonu oluşturur. Tek bir sayfayı yatay yapmak için önüne ve arkasına birer bölüm sonu konur.
• Yeni bölümün üstbilgisi Öncekine Bağla ile öncekine bağlı başlar; farklı içerik yazmadan önce bağ koparılır. Sayfa numarası biçimi ve başlangıcı bölüm bazında ayarlanır.
• Başlık stilleri içindekiler tablosunun, resim yazıları şekil tablosunun ve çapraz başvuruların kaynağıdır. Bunlar alandır; F9 ya da Tabloyu Güncelleştir ile yenilenir.
• Açıklama metni değiştirmez; değişiklik izleme her düzenlemeyi kabul ya da ret bekleyen bir öneri olarak kaydeder. İşaretlemeyi gizlemek değişiklikleri kabul etmek değildir.
• Adres mektup birleştirmede ana belge ortak metni, veri kaynağı alıcıları tutar; başlık satırı mektup üretmez.
• Paylaşmadan önce baskı önizleme, erişilebilirlik denetimi ve Belgeyi İncele ile gizli içerik denetlenir; kaynağı bilinmeyen belgede makro etkinleştirilmez.

3.13Kavram listesi

• belge document
• şerit ribbon
• sekme tab
• bağlamsal sekme contextual tab
• gezinti bölmesi navigation pane
• görünüm view
• kaydet / farklı kaydet save / save as
• Otomatik Kaydet AutoSave
• Otomatik Kurtarma AutoRecover
• sürüm geçmişi version history
• şablon template
• imleç cursor
• seçim selection
• pano clipboard
• Biçim Boyacısı Format Painter
• Bul ve Değiştir Find and Replace
• biçimlendirme işaretleri formatting marks
• bölünmez boşluk non-breaking space
• yer işareti bookmark
• köprü hyperlink
• yazı tipi font
• punto point
• üst simge / alt simge superscript / subscript
• hizalama alignment
• iki yana yaslama justify
• girinti indent
• asılı girinti hanging indent
• satır aralığı line spacing
• paragraf aralığı paragraph spacing
• çok düzeyli liste multilevel list
• stil style
• tema theme
• doğrudan biçimlendirme direct formatting
• kenar boşluğu margin
• yönlendirme orientation
• sayfa sonu page break
• bölüm sonu section break
• üstbilgi / altbilgi header / footer
• tablo, hücre, başlık satırı table, cell, header row
• metin kaydırma text wrapping
• alternatif metin alt text
• filigran watermark
• açıklama comment
• değişiklik izleme track changes
• işaretleme markup
• içindekiler (tablosu) table of contents
• dipnot / sonnot footnote / endnote
• alıntı, kaynakça citation, bibliography
• resim yazısı caption
• çapraz başvuru cross-reference
• şekil tablosu table of figures
• adres mektup birleştirme mail merge
• birleştirme alanı merge field
• erişilebilirlik denetleyicisi accessibility checker
• baskı önizleme print preview
• makro macro

3.14Kendini Dene

1. Diskte tasarim.docx açılıyor. Sırayla: A paragrafı yazılır, Ctrl+S; B paragrafı yazılır, Farklı Kaydet → tasarim_son.docx; C paragrafı yazılır ve Word kaydetmeden kapatılır. Sonunda iki dosyada hangi paragraflar vardır?

   Cevap

   tasarim.docx: yalnızca A, çünkü Farklı Kaydet'ten sonra bu dosyaya hiç yazılmadı. tasarim_son.docx: A ve B. C hiç kaydedilmediği için kayboldu; Farklı Kaydet'ten sonra pencerede açık olan dosya tasarim_son.docx idi.

2. Tek satırlık belge: “Bu not sınavdan önce okunur.” İmleç satırın başında. Sırayla Ctrl+→, Ctrl+Shift+→, Ctrl+Shift+→, Ctrl+I basılıyor. Hangi sözcükler italik olur, imleç nerede kalır?

   Cevap

   Ctrl+→ imleci “not” başına götürür. İki Ctrl+Shift+→ önce “not ”, sonra “not sınavdan ” seçer. Ctrl+I seçime uygulanır: “not sınavdan” italik olur. İmleç “önce” sözcüğünün başındadır ve seçim sürer.

3. “Sonuç” paragrafından sonra art arda dört boş paragraf, ardından “Ekler” paragrafı var. Aranan ^p^p, Yeni değer ^p ile Tümünü Değiştir kaç kez çalıştırılır ve her seferinde kaç değiştirme yapılır?

   Cevap

   “Sonuç.” sonrasında beş ¶ art arda gelir. 1. çalıştırma: soldan ikişerli eşleşir, 2 değiştirme; 3 ¶ kalır (iki boş paragraf). 2. çalıştırma: 1 değiştirme; 2 ¶ kalır (bir boş paragraf). 3. çalıştırma: 1 değiştirme; tek ¶ kalır. 4. çalıştırma 0 sonuç verir ve işin bittiğini gösterir.

4. Amaç, Veri ve Kapsam başlıkları Başlık 2 stilinde (12 pt, mavi). Veri şeritten turuncu yapılıyor. Sonra Başlık 2'nin tanımı Değiştir… ile 13 pt ve mor yapılıyor. Üç başlık nasıl görünür? Ardından Veri seçilip Ctrl+Boşluk'a basılırsa ne olur?

   Cevap

   Amaç ve Kapsam: 13 pt, mor. Veri: 13 pt ama turuncu, çünkü renk ona elle verildi ve doğrudan biçim stilin önüne geçer; boyut elle verilmediği için tanımdan gelir. Ctrl+Boşluk elle verilen rengi siler; Veri de 13 pt ve mor olur.

5. 10 sayfalık dikey bir belgede 4. ve 5. sayfalara yayılan geniş bir tablo ile 9. sayfadaki bir şema yatay olmalı. Kaç bölüm sonu gerekir ve belge kaç bölümden oluşur?

   Cevap

   4. sayfanın önüne, 5. sayfanın arkasına, 9. sayfanın önüne ve arkasına birer bölüm sonu: 4 bölüm sonu. k bölüm sonu k + 1 bölüm yapar: s.1–3, s.4–5, s.6–8, s.9 ve s.10, yani 5 bölüm. Yatay yapılan bölümler 2. ve 4. bölümlerdir.

6. Bir tezde ilk dört sayfa Kapak, Onay, Özet ve İçindekiler; bunlar Bölüm 1'dir ve küçük Roma rakamlıdır, İlk Sayfa Farklı açıktır. Bölüm 2 Giriş sayfasından 1 diye başlar. Özet sayfasında ve belgenin 7. fiziksel sayfasında hangi numara görünür?

   Cevap

   Bölüm 1'de kapak sayılır ama numarası görünmez: Kapak (i, görünmez), Onay ii, Özet iii, İçindekiler iv. Özet'te “iii” görünür. Bölüm 2 5. fiziksel sayfadan 1 diye başlar; 7. fiziksel sayfa 3 numaradır.

7. Değişiklikleri İzle açıkken “Laboratuvar raporu Cuma günü teslim edilir.” cümlesinde “Cuma” silinip “Pazartesi” yazılıyor, “teslim” önüne “öğlene kadar ” ekleniyor. Yazar silmeyi ve “Pazartesi” eklemesini kabul ediyor, “öğlene kadar ” eklemesini reddediyor. Son cümle nedir? Yazar hiçbir şeyi kabul etmeden Basit İşaretleme'de belgeyi gönderseydi alıcı ne görebilirdi?

   Cevap

   Son cümle: “Laboratuvar raporu Pazartesi günü teslim edilir.” Reddedilen ekleme metinden çıkar. Kabul edilmeden gönderilseydi üç değişiklik bekliyor olurdu; alıcı Tüm İşaretlemeler'e geçerek silinen “Cuma”yı ve eklenen ifadeleri görebilirdi. Gizlemek kabul etmek değildir.

8. Adres mektup birleştirmede kullanılan Excel dosyasında 31 dolu satır var; ilk satır alan adlarıdır. İki öğrencinin Not hücresi boş. Son ve Birleştir kaç mektup üretir ve boş hücreler ne olur?

   Cevap

   Başlık satırı mektup üretmez: 31 − 1 = 30 kayıt, 30 mektup. Boş hücreli kayıtlar da mektup üretir; «Not» alanının yeri boş kalır. Bu yüzden sonuçlar üretilmeden önce kayıtlar önizlenir ve eksik veri tamamlanır.

9. 10 sayfalık bir belgenin Yazdır ekranında Sayfalar kutusuna “2-4, 7, 9-10”, Kopya kutusuna 2 yazılıyor ve İki Taraflı Yazdır seçiliyor. Kaç yaprak kâğıt kullanılır?

   Cevap

   Basılacak sayfalar 2, 3, 4, 7, 9 ve 10'dur: 6 sayfa. İki taraflı her yaprağa 2 sayfa sığar: bir kopya 6 ÷ 2 = 3 yaprak. İki kopya 2 × 3 = 6 yaprak tutar.

10. A4 sayfada sol kenar boşluğu (cilt payıyla) 3,5 cm, diğer kenar boşlukları 2,5 cm. Metin alanı kaç milimetre genişliktedir? Satır aralığı “Tam olarak 24 nk” ise bir sayfaya en fazla kaç satır sığar?

    Cevap

    Genişlik 210 − 35 − 25 = 150 mm, yükseklik 297 − 25 − 25 = 247 mm. 24 nk = 24 × 25,4 ÷ 72 ≈ 8,47 mm. 247 ÷ 8,47 ≈ 29,2; aşağı yuvarlanır: 29 satır.

3.15İleri okuma

• Microsoft Destek, Word yardım ve öğrenme (support.microsoft.com/tr-tr/word): Word'ün her özelliği için Türkçe arayüz adlarıyla yazılmış kısa makaleler ve videolar sunar; bu notta geçen komutların güncel yerini doğrulamak için en güvenilir kaynaktır.
• Microsoft Destek, Word belgelerinizi engelli kişiler için erişilebilir hale getirme: alternatif metin, başlık yapısı, tablo ve renk kullanımını Erişilebilirlik Denetleyicisi ile birlikte adım adım anlatır.
• M. Butterick, Practical Typography (practicaltypography.com): bir belgenin okunaklı olması için yazı tipi, satır aralığı, kenar boşluğu ve hizalama seçimlerini gerekçeleriyle anlatan, ücretsiz okunabilen çevrimiçi kitap.

3.16Kaynaklar

1. Microsoft Support, Basic tasks in Word.
2. Microsoft Support, Track changes in Word.
3. Microsoft Support, Templates, themes and Word styles.
4. Microsoft Destek, Word belgelerinizi engelli kişiler için erişilebilir hale getirme.
5. M. Butterick, Practical Typography, çevrimiçi kitap, practicaltypography.com.