Microsoft Excel

3.1Excel ve çalışma sayfası

Excel, satır ve sütunlardan oluşan bir ızgara üzerinde çalışır. Izgaranın her gözüne bir sayı, bir metin ya da bir formül yazılabilir. Bu basit yapı, küçük bir alışveriş listesinden binlerce satırlık ölçüm verisine kadar çok farklı işe uyar. Bu kesim, ızgaranın parçalarını ve bu parçaların nasıl adlandırıldığını anlatır.

3.1.1Elektronik tablo ne işe yarar?

Kâğıt üzerinde tutulan bir not çizelgesini düşünelim. Her öğrencinin vize ve final notu yazılır, sonra ortalamalar hesap makinesiyle tek tek bulunur. Bir not yanlış girilmişse o öğrencinin ortalaması yeniden hesaplanır. Sınıf ortalaması da baştan bulunur. Elektronik tablo bu işi tersine çevirir. Ortalama bir kez formül olarak yazılır; notlardan biri değişince sonuç kendiliğinden yenilenir.

Excel'in başlıca kullanım alanları altı başlıkta toplanabilir:

• Hesaplama. Formül ve işlevlerle yapılan hesaplar tekrarlanabilir. Aynı hesap yeni veriyle bir kez daha yapılacaksa yalnızca veri değiştirilir.
• Liste yönetimi. Öğrenci, ürün, müşteri ya da ölçüm kayıtları satır ve sütunlarda düzenli tutulur.
• Analiz. Kayıtlar sıralanır, belirli bir koşula uyanlar süzülür, gruplara göre toplam ve ortalama çıkarılır.
• Görselleştirme. Sayılar grafiğe dönüştürülür; eğilim ve karşılaştırma bir bakışta görülür.
• Planlama. Bütçe, takvim, stok ve görev takibi gibi işler tablo biçiminde yürütülür.
• Paylaşım. Bulutta saklanan bir çalışma kitabını birkaç kişi aynı anda düzenleyebilir, hücrelere açıklama ekleyebilir.

Bir mühendislik öğrencisi için bu alanların en önemlisi çoğu zaman hesaplamadır. Bir devrenin farklı direnç değerlerindeki akımı, bir deneyin ölçüm ortalaması ya da bir malzeme listesinin toplam maliyeti Excel'de birkaç formülle bulunur. Formül bir kez doğru yazıldığında yüzlerce satıra kopyalanabilir.

3.1.2Çalışma kitabı, sayfa ve hücre

Excel'de açılan her dosya bir çalışma kitabıdır. Kitabın içinde bir ya da daha çok çalışma sayfası bulunur. Her sayfa, aynı ızgara yapısında ayrı bir tablodur. Sayfaların adları pencerenin altındaki sekmelerde görünür; yeni bir kitap açıldığında tek sayfa vardır ve adı “Sayfa1”dir.

Excel penceresinde ızgaranın çevresinde birkaç önemli öğe vardır. Şekil 3.1 bunları bir arada gösterir.

• Ad kutusu (name box): seçili hücrenin adresini gösterir. Buraya bir adres yazılıp Enter'a basılınca o hücreye gidilir. Örneğin Z500 yazmak, fareyle uzun süre kaydırmaktan hızlıdır.
• Formül çubuğu (formula bar): etkin hücrenin gerçek içeriğini gösterir. Hücrede bir formül varsa hücre sonucu, formül çubuğu ise formülün kendisini gösterir.
• Sütun harfleri ve satır numaraları: ızgaranın kenarlarındaki başlıklardır. Bir başlığa tıklamak bütün sütunu ya da satırı seçer.
• Etkin hücre (active cell): o anda seçili olan, yazılan şeyin gireceği hücredir. Kalın bir çerçeveyle gösterilir.
• Sayfa sekmeleri (sheet tab): kitaptaki sayfaları listeler. Sekmenin yanındaki + düğmesi yeni sayfa ekler.

Pencerenin üst kısmında ise şerit bulunur. Şerit, komutları sekmelere ayırır: Dosya, Giriş, Ekle, Sayfa Düzeni, Formüller, Veri, Gözden Geçir ve Görünüm. Notta bir komutun yeri “Veri → Sırala” biçiminde yazılır. Bu yazım, önce Veri sekmesinin, sonra o sekmedeki Sırala düğmesinin seçildiğini anlatır.

3.1.3Hücre adresi ve aralık

Her hücrenin bir adresi vardır. Adres önce sütun harfi, sonra satır numarasıyla yazılır: C3, C sütunuyla 3. satırın kesiştiği hücredir. Sütun harfleri A'dan Z'ye gider; Z'den sonra iki harfli adlar başlar: AA, AB, …, AZ, BA. Microsoft 365 Excel'de bir sayfada 1.048.576 satır ve 16.384 sütun bulunur. Son sütunun adı XFD'dir.

Çoğu hesap tek bir hücre yerine bir hücre grubuyla yapılır. Bitişik hücrelerden oluşan dikdörtgen bir bölgeye aralık denir.

Bir aralığı seçmenin birkaç yolu vardır. Fare sol üst hücreden sağ alt hücreye sürüklenebilir. Ya da ilk hücre seçilir, Shift basılı tutularak son hücreye tıklanır. Ad kutusuna B4:D6 yazmak da aynı sonucu verir. Bitişik olmayan hücreler Ctrl tuşu basılıyken tek tek seçilir.

3.1.4Hücrede değer, hücrede formül

Bir hücrede iki tür içerik bulunabilir. Birincisi doğrudan yazılmış bir değerdir: 12 sayısı ya da “Kalem” sözcüğü gibi. İkincisi ise eşittir işaretiyle başlayan bir formüldür. Formül başka hücrelerin adreslerini kullanır ve sonucu o hücrelerdeki değerlerden hesaplar. Şekil 3.2 küçük bir alışveriş tablosunu gösterir.

D2 hücresine =B2*C2 yazılmıştır. Excel bu formülü şöyle okur: “B2'deki değeri C2'deki değerle çarp.” B2'de 12, C2'de 8 olduğu için D2'de 12 × 8 = 96 görünür. Aynı mantıkla D3'teki =B3*C3 formülü 5 × 30 = 150 verir. Formül sayıların kendisini değil, sayıların bulunduğu hücrelerin adreslerini kullanır. Formülün asıl gücü bu ayrımdan gelir.

Şekil 3.3'te kalem sayısı 12'den 20'ye çıkarılmıştır. D2'deki formül hâlâ =B2*C2'dir, ama B2 değiştiği için sonuç 20 × 8 = 160 olur. Formüle 12 × 8 yerine =12*8 yazılsaydı, adet değişince formülün de elle düzeltilmesi gerekirdi. Bu yüzden formüllerde sabit sayılar yerine mümkün olduğunca hücre adresleri kullanılır.

3.2Veri girişi

Excel bir hücreye yazılanı yorumlar: “12” sayı, “Kalem” metin, “01.03.2024” tarih olarak algılanır. Bu yorum, hesapların doğru yapılıp yapılmayacağını belirler. Bu kesim, veri tiplerini, hücreye veri girmenin pratik yollarını ve sayfanın satır ve sütunlarıyla yapılan işlemleri anlatır.

3.2.1Veri tipleri

• Metin: ad, açıklama, kategori gibi hesaba katılmayan içerik. “Kalem”, “Elektrik”, “A-101” birer metindir.
• Sayı: hesaba katılabilen nicelik. Türkçe ayarlarda ondalık ayırıcı virgüldür: 35,5 bir sayıdır. 35.5 yazılırsa Türkçe Excel bunu sayı olarak tanımaz ve metin olarak saklar; 3.5 gibi bir giriş ise 3 Mayıs tarihine bile dönüşebilir.
• Tarih ve saat: Excel tarihleri arka planda sayı olarak saklar. Bu sayede iki tarih arasındaki gün farkı çıkarma işlemiyle bulunur.
• Mantıksal değer: yalnızca DOĞRU ya da YANLIŞ olabilir. Karşılaştırma formüllerinin sonucu bu türdendir: =5>3 formülü DOĞRU verir.
• Formül: eşittir işaretiyle başlayan hesaplama. Hücre formülün kendisini değil, sonucunu gösterir.
• Hata değeri: formül hesaplanamayınca çıkan özel sonuç. #SAYI/0!, #AD?, #DEĞER! bu türün örnekleridir.

Excel, bir hücreye girilenin türünü hizalamayla belli eder. Hücreye özel bir hizalama verilmemişse metin sola, sayı ve tarih sağa, mantıksal değer ve hata değeri ortaya yaslanır. Şekil 3.4 bu varsayılan hizalamaları gösterir.

Bu kural küçük ama değerli bir denetim aracıdır. Bir sütundaki sayılardan biri sola yaslı duruyorsa, o hücre büyük olasılıkla metin olarak saklanmıştır. Öyle bir hücre TOPLA gibi işlevlerin hesabına girmez. Yanlış bir toplamın nedeni çoğu zaman böyle bir hücredir.

3.2.2Veri girme ve düzenleme

Bir hücreye veri girmek için hücre seçilip yazılır ve Enter'a basılır. Enter girişi onaylar ve bir alttaki hücreye geçer; Tab ise sağdaki hücreye geçer. Hücrenin içeriğini silmeden düzeltmek için Düzenle kipine girilir. Bu kipe F2 tuşuyla ya da hücreye çift tıklanarak girilir. Düzenle kipinde imleç hücrenin içindedir ve ok tuşları hücre değiştirmek yerine imleci metin içinde gezdirir. Tablo 3.1 veri girişinde en sık kullanılan tuşları özetler.

Şekil 3.5'teki C sütunu önemli bir durumu gösterir. Öğrenci numarası, posta kodu ya da ürün kodu gibi değerler rakamlardan oluşur, ama başlarındaki sıfırlar anlamlıdır. Excel 00125'i sayı olarak alırsa baştaki sıfırları atar ve 125 yazar. Sıfırları korumak için değer metin olarak saklanır: ya hücreye önce kesme işareti yazılır ('00125) ya da hücre önceden Metin biçimine getirilir. Excel bu durumda hücrenin sol üst köşesine yeşil bir üçgen koyar ve “sayı metin olarak saklanmış” uyarısı verir.

Kod gibi hesaba girmeyecek değerler için metin olarak saklamak doğrudur. Hesaba girecek sayılar ise asla metin olarak saklanmamalıdır. Bu tür hücreler sıralamada da yanlış yere düşer, çünkü metinler sayılardan ayrı sıralanır.

Veri girerken iki ilke uyulmaya değerdir. Birincisi, bir hücreye tek bir gözlem yazılır: “12 kg” yerine yalnızca 12 yazılır, birim sütun başlığına taşınır. İkincisi, bir sütun tek bir özelliği tutar: aynı sütuna hem tarih hem açıklama yazılmaz. Bu iki ilke, sıralama, filtreleme ve formüllerin sorunsuz çalışmasının ön koşuludur.

3.2.3Satır, sütun ve sayfalar

Tablo büyüdükçe satır ve sütunlar üzerinde işlem yapmak gerekir. Bu işlemler hem sağ tık menüsünden hem de Giriş sekmesindeki Hücreler grubundan (Ekle, Sil, Biçim) yapılır.

• Ekleme ve silme. Bir satır eklenince altındaki satırlar aşağı kayar; bir sütun silinince sağındaki sütunlar sola kayar. Formüllerdeki adresler bu kaymaya göre kendiliğinden güncellenir.
• Boyut. Satır yüksekliği ve sütun genişliği başlıkların arasındaki çizgi sürüklenerek ayarlanır. Çizgiye çift tıklamak sütunu en uzun içeriğe göre otomatik genişletir.
• Gizleme. Gizlenen satır ya da sütun silinmez, yalnızca görünümden kalkar. Formüller gizli hücreleri de kullanmaya devam eder.
• Dondurma. Uzun bir listede aşağı kaydırılınca başlık satırı ekrandan çıkar ve hangi sütunun ne olduğu unutulur. Görünüm → Bölmeleri Dondur → Üst Satırı Dondur komutu 1. satırı ekranda sabit tutar.
• Sayfa adı ve düzeni. “Sayfa1” gibi adlar yerine içeriği anlatan kısa adlar kullanılır: “Veri”, “Hesap”, “Rapor”. Ham veri, hesaplama ve rapor ayrı sayfalarda tutulabilir.

Dondurma yalnızca ilk satırla sınırlı değildir. İlk Sütunu Dondur komutu A sütununu sabitler; bu, satır başlıkları sütunda duran geniş tablolarda işe yarar. Hem satır hem sütun dondurmak için önce sabit kalacak bölümün sağ altındaki ilk hücre seçilir, sonra Bölmeleri Dondur komutu verilir. Örneğin B2 seçilirse 1. satır ve A sütunu birlikte donar.

3.3Biçimlendirme

Aynı veri, biçimlendirilmeden önce ve sonra çok farklı okunur. Başlığı belirgin, sayıları hizalı ve birimleri açık bir tablo hem daha kolay okunur hem de daha az yanlış anlaşılır. Excel'de biçimlendirmenin iki ayrı katmanı vardır: hücrenin görünüşü (yazı tipi, renk, kenarlık, hizalama) ve sayının gösterilme biçimi. İkinci katman, hesaplar açısından ayrıca önemlidir.

3.3.1Hücre biçimlendirme

Hücre biçimlendirme komutları Giriş sekmesindeki Yazı Tipi, Hizalama, Sayı ve Stiller gruplarında toplanır. Bütün seçenekler Hücreleri Biçimlendir iletişim kutusunda da bulunur; bu kutu Ctrl+1 ile açılır. Kutunun sekmeleri Sayı, Hizalama, Yazı Tipi, Kenarlık, Dolgu ve Koruma'dır.

• Yazı ve dolgu. Kalın yazı ve açık bir dolgu (fill) rengi başlık satırını verinin geri kalanından ayırır.
• Hizalama. Metnin hücre içindeki yatay ve dikey konumunu belirler. Sayıların sağa yaslı kalması, basamakların alt alta gelmesini sağlar.
• Kenarlık (border). Tablonun sınırlarını gösterir. Her hücreye kalın kenarlık eklemek ise tabloyu kalabalıklaştırır ve okumayı zorlaştırır.
• Metni kaydır (wrap text). Uzun bir metni sütunu genişletmeden hücre içinde birkaç satıra böler.
• Birleştirme. Birleştir ve Ortala komutu birkaç hücreyi tek hücre gibi gösterir. Rapor başlığında kullanılabilir, ama veri aralığında birleştirilmiş hücreler sıralamayı ve filtrelemeyi bozar.
• Hücre stili. Önceden tanımlı biçim takımlarıdır. Aynı biçim bir kez tanımlanır ve bütün kitapta tutarlı uygulanır.

3.3.2Sayı biçimleri

Bir hücredeki sayı farklı biçimlerde gösterilebilir. 0,25 değeri yüzde biçiminde %25, 45292 değeri tarih biçiminde 01.01.2024 olarak görünür. Biçim değiştirmek hücrede saklanan sayıyı değiştirmez; yalnızca o sayının ekrana nasıl yazılacağını belirler.

Tablo 3.2'deki satırların her biri bir kuralı gösterir. Yüzde biçimi değeri 100 ile çarpıp sonuna yüzde işareti ekleyerek gösterir; hücrede yine 0,25 durur. Para birimi biçimi binlik ayırıcı ve iki ondalık basamak ekler. Tarih ve saat değerlerinin neden sayı olduğu 3.8.1'de açıklanır. Kısaca, 1 gün 1 sayısına karşılık gelir; 0,5 de yarım gün, yani 12 saattir. Bilimsel biçimde 1,23E+08, 1,23 × 10⁸ anlamına gelir.

Görünen değerle saklanan değer arasındaki fark en çok ondalık basamaklarda kafa karıştırır. Ondalık Azalt düğmesi bir sayıyı daha az basamakla gösterir, ama yuvarlamaz. Hesap, her zaman formül çubuğundaki tam değerle yapılır.

Sayı biçimlerinin hazır seçenekleri Giriş → Sayı grubundaki açılır listede bulunur: Genel, Sayı, Para Birimi, Finansal, Kısa Tarih, Uzun Tarih, Saat, Yüzde, Kesir, Bilimsel ve Metin. Hücreleri Biçimlendir kutusundaki İsteğe Uyarlanmış kategorisi ise kendi biçim kodunu yazmaya izin verir. Örneğin 0,0 "kg" kodu 12 değerini “12,0 kg” olarak gösterir. Hücrede yine 12 sayısı saklandığı için bu değer hesaplara katılır.

3.4Formüller ve işlem önceliği

Excel'in hesap gücü formüllerden gelir. Bir formül, bir hesap makinesine yazılan işlemin hücre adresleriyle zenginleştirilmiş biçimidir. Bu kesim formülün parçalarını, Excel'in işlemleri hangi sırayla yaptığını ve bu sıradan doğan şaşırtıcı bir durumu anlatır.

3.4.1Formülün parçaları

Şekil 3.9'daki formül şöyle okunur: “B2, B3 ve B4'ün toplamını C1 ile çarp, sonuca 5 ekle.” B2:B4'te 10, 20 ve 30, C1'de 2 bulunuyorsa sonuç (10 + 20 + 30) × 2 + 5 = 60 × 2 + 5 = 125 olur.

Eşittir işareti unutulursa Excel yazılanı formül olarak değil, metin olarak saklar. B2*C2 yazılan bir hücrede hesap yapılmaz; hücrede bu yazı aynen görünür. Excel'deki operatörler şunlardır:

• Aritmetik: + toplama, - çıkarma ve olumsuzlama, * çarpma, / bölme, ^ üs alma, % yüzde.
• Karşılaştırma: =, >, <, >=, <= ve eşit değil anlamında <>. Sonuç DOĞRU ya da YANLIŞ'tır.
• Birleştirme: & iki metni yan yana ekler. =A1&" TL", A1'de 1250 varsa “1250 TL” metnini üretir. Birleştirmede sayının biçimi kullanılmaz; A1 para birimi biçiminde görünse bile sonuçta binlik ayırıcı yer almaz.
• Başvuru: iki nokta (:) bir aralık kurar: B2:B4.

İyi bir formül yazarken üç ilke yol gösterir. Birincisi, işlem sırası şüpheliyse parantez kullanılır: =(B2+C2)/2 iki notun ortalamasıdır. İkincisi, sonuç başvurulan hücreler değiştiğinde yeniden hesaplanır; bu yüzden formüller değerler yerine adreslerle yazılır. Üçüncüsü, KDV oranı ya da indirim oranı gibi sabitler formülün içine gömülmez, ayrı bir hücreye yazılır. Oran değişince yalnızca o hücre güncellenir.

3.4.2İşlem önceliği

Bir formülde birden çok operatör varsa Excel bunları belirli bir sırayla uygular. Bu sıra, matematikteki işlem önceliğine büyük ölçüde benzer: önce parantez, sonra üs, sonra çarpma ve bölme, en son toplama ve çıkarma. Excel'in sırasında iki ek basamak daha vardır: olumsuzlama (eksi işareti) ve yüzde.

“Soldan sağa” kuralı, aynı basamaktaki işlemler için geçerlidir. =12/3*2 formülünde bölme ve çarpma aynı önceliktedir. Excel önce soldaki işlemi yapar: 12 / 3 = 4, sonra 4 × 2 = 8. Önce çarpma yapılsaydı 12 / 6 = 2 bulunurdu; bu yanlıştır.

Karşılaştırmanın en sonda olması da işe yarar. =A1+B1>100 formülünde önce toplama yapılır, sonra toplam 100 ile karşılaştırılır. Böylece “iki notun toplamı 100'ü geçiyor mu?” sorusu parantezsiz yazılabilir.

3.4.3Bir formülün adım adım hesaplanması

Excel bir formülü hesaplarken önce hücre başvurularını o hücrelerdeki değerlerle değiştirir. Sonra işlemleri öncelik sırasına göre birer birer yapar. Her adımda formül biraz kısalır, sonunda tek bir değer kalır. Bu süreç Formüller → Formül Denetleme → Formülü Değerlendir komutuyla ekranda adım adım izlenebilir. Tablo 3.4, B1'de 4 varken =2+3*(B1-1)^2 formülünün hesabını gösterir.

Sonuç 29'dur. Şekil 3.10 bu sürecin ilk adımını gösterir. Parantezler kaldırılıp =2+3*B1-1^2 yazılsaydı hesap bambaşka giderdi: üs 1^2 = 1, çarpma 3 × 4 = 12, toplama ve çıkarma 2 + 12 − 1 = 13. Parantezler, “önce farkı al, sonra karesini al” isteğini Excel'e iletmenin yoludur.

3.4.4Olumsuzlama ve üs

Tablo 3.3'te olumsuzlama ikinci, üs dördüncü sıradadır. Yani Excel'de eksi işareti üsten önce uygulanır. Matematikte ise −2² ifadesi −(2²) = −4 olarak okunur; üs önce alınır, eksi sonra uygulanır. Bu fark Excel'de şaşırtıcı bir sonuç doğurur.

Üs operatörünün bir başka özelliği de soldan sağa uygulanmasıdır. =2^3^2 formülünü Excel (2^3)^2 = 8^2 = 64 olarak hesaplar. Matematikte ise üs sağdan sola okunur: 2^(3^2) = 2^9 = 512. Bu tür ifadelerde parantez yazmak, okuyanın ve Excel'in aynı şeyi anlamasını sağlar.

3.5Hücre başvuruları

Bir formül çoğu zaman tek bir hücrede kalmaz. Aynı hesap bir sütunun bütün satırları için yapılacaksa formül bir kez yazılır ve aşağı kopyalanır. Kopyalanan formüldeki adresler yeni konuma göre kendiliğinden değişir. Bu değişimin kuralını bilmek, Excel'i doğru kullanmanın belki de en önemli adımıdır. Bu kesim üç başvuru türünü, kopyalandıklarında nasıl davrandıklarını ve en sık yapılan başvuru hatasını anlatır.

3.5.1Başvuru türleri

Dolar işaretinin anlamı basittir: $, hemen ardından gelen parçayı kilitler. $A$1'de iki işaret vardır; sütun da satır da kilitlidir. $A1'de yalnızca A harfinin önünde işaret vardır; sütun kilitli, satır serbesttir. A$1'de ise satır kilitli, sütun serbesttir. Dolar işaretinin para birimiyle bir ilgisi yoktur; yalnızca bir kilit simgesidir.

Başvurular yalnızca aynı sayfadaki tek bir hücreyle sınırlı değildir. Bir aralık iki adresle (A1:A10), başka bir sayfadaki hücre sayfa adıyla (Satışlar!B2), anlamlı bir ad verilmiş hücre de o adla (KDV_Orani) yazılabilir. Bu iki biçim 3.5.8'de ele alınır.

3.5.2Aşağı doldururken başvurular

Bir formülü kopyalamanın en hızlı yolu doldurma tutamacıdır (fill handle). Tutamaç, seçili hücrenin sağ alt köşesindeki küçük karedir. Fare bu kareye getirilince imleç ince bir artıya dönüşür. Tutamaç aşağı sürüklenince formül alttaki hücrelere kopyalanır; sağa sürüklenince sağdaki hücrelere kopyalanır.

Başvuru türlerinin farkını görmek için küçük bir deney yapalım. A1:A4 hücrelerinde 5, 10, 15 ve 20 olsun. B1'e =A1, C1'e =$A$1, D1'e =A$1 yazılır. Üç formül de A1'i gösterir ve üçü de 5 verir. Sonra B1:D1 seçilip doldurma tutamacıyla 4. satıra kadar aşağı sürüklenir. Şekil 3.11 sonucu gösterir.

Tablo ilginç bir sonucu gösterir: aşağı doldurulurken A$1, $A$1 ile aynı davranır. Bunun nedeni, aşağı doldurmada yalnızca satır numarasının kaymak istemesidir. Satır kilitliyse adres değişmez. Sütun kilidinin bir etkisi yoktur, çünkü sütun zaten kaymaz. İki başvurunun farkı ancak formül sağa doldurulunca ortaya çıkar.

3.5.3Sağa doldururken başvurular

Bu kez veriler 1. satırda olsun: A1:D1'de 5, 7, 9 ve 11. A3:A6 hücrelerine dört başvuru türü yazılır: =A1, =$A$1, =A$1 ve =$A1. Dördü de 5 verir. Sonra A3:A6 seçilip D sütununa kadar sağa doldurulur.

Sağa doldurmada yalnızca sütun harfi kaymak ister. A1 ve A$1'de sütun serbesttir: B1, C1, D1'e kayarlar. $A$1 ve $A1'de sütun kilitlidir: hep A1'de kalırlar. Bu kez $A1, mutlak başvuru gibi davranmıştır. İki deneyden çıkan kural şudur:

• $A$1 hiçbir yönde kaymaz.
• A$1 aşağı doldurulunca kaymaz, sağa doldurulunca kayar.
• $A1 sağa doldurulunca kaymaz, aşağı doldurulunca kayar.
• A1 her iki yönde de kayar.

3.5.4Kopyalama kuralı

Doldurma tutamacı formülü bitişik hücrelere taşır. Formül Ctrl+C ve Ctrl+V ile uzak bir hücreye de kopyalanabilir. Kural aynıdır: Excel, kaynak hücreyle hedef hücre arasındaki sütun ve satır farkını bulur ve bu farkı formüldeki kilitsiz parçalara ekler.

Bu kural ters yönde de işler. Bir formül yukarı ya da sola kopyalanınca farklar negatiftir; adresler de geriye kayar. Kayma sayfanın dışına taşıyorsa, örneğin =A1 bir satır yukarı kopyalanırsa, Excel geçerli bir adres bulamaz ve #BAŞV! hatası verir.

Kesip yapıştırmak (Ctrl+X) ise kopyalamadan farklıdır. Taşınan formüldeki başvurular değişmez; formül aynı hücreleri göstermeye devam eder. Kural, yalnızca kopyalanan formüller içindir.

Başvuru türlerinin davranışını denemek için ders sayfasındaki Excel hücre başvuruları simülatörü kullanılabilir. Simülatörde bir formül seçilip doldurma tutamacıyla sürüklenir ve her hücrede oluşan formül ile sonucu aynı anda görülür.

3.5.5Karma başvuru: çarpım tablosu

Karma başvurunun en açık kullanım alanı, iki yönde birden doldurulan tablolardır. Bir çarpım tablosunda her hücre, kendi satırının başındaki sayıyla kendi sütununun başındaki sayının çarpımıdır. A2:A4'te 4, 5, 6; B1:D1'de 1, 2, 3 olsun. B2'ye yazılacak tek bir formül bütün tabloyu doldurabilir mi?

Formülün iki başvurusu olacaktır. Birincisi satır başındaki sayıyı gösterir. Bu sayı hep A sütunundadır, ama satırı hücreyle birlikte değişmelidir: $A2. İkincisi sütun başındaki sayıyı gösterir. Bu sayı hep 1. satırdadır, ama sütunu hücreyle birlikte değişmelidir: B$1. Formül =$A2*B$1'dir.

Tablo 3.6'ya satır satır bakınca kural açıkça görülür. Sağa gidildikçe yalnızca B$1'in sütun harfi değişir (B → C → D). Aşağı gidildikçe yalnızca $A2'nin satır numarası değişir (2 → 3 → 4). Tek bir formül, dokuz hücrenin hepsinde doğru sonucu verir.

3.5.6F4 tuşu

Dolar işaretlerini elle yazmak yerine F4 tuşu kullanılabilir. Formül düzenlenirken imleç bir başvurunun üzerindeyken F4'e her basış, başvuru türünü sıradaki türe çevirir. Dört basışta döngü tamamlanır ve başvuru ilk hâline döner. Tablo 3.7 =B2*E1 formülündeki E1 başvurusu için döngüyü gösterir.

F4 yalnızca formül düzenlenirken ve imleç bir başvurunun içinde ya da hemen yanındayken çalışır. Pek çok dizüstü bilgisayarda işlev tuşları ses ya da parlaklık gibi işlere ayrıldığı için Fn+F4 gerekir. Mac'te kısayol farklıdır. $ işareti her zaman elle de yazılabilir.

3.5.7Kopyalanan formülde göreli başvuru hatası

Göreli başvurunun yanlış yerde kullanılması, Excel'deki en sinsi hatalardan birine yol açar. Sinsidir, çünkü Excel hiçbir hata iletisi vermez; sonuçlar sayı olduğu için ilk bakışta doğru görünür. Bir örnekle izleyelim.

Üç ürünün fiyatı B2:B4'te: defter 200, kalem 150, silgi 80. İndirim oranı tek bir hücrede tutuluyor: E1 = %20. C2'ye indirimli fiyat formülü yazılacak ve aşağı kopyalanacak. İlk deneme =B2*(1-E1)'dir. C2'de sonuç 200 × (1 − 0,2) = 200 × 0,8 = 160 olur; bu doğrudur. Formül aşağı kopyalanınca ne olur?

Göreli biçimde iki başvuru da bir satır kaymıştır. B2'nin B3 olması istenen şeydir, çünkü her satır kendi fiyatını almalıdır. E1'in E2 olması ise hatadır. E2 boştur ve Excel boş hücreyi 0 sayar. Formül 150 × (1 − 0) = 150 hesaplar; indirim hiç uygulanmaz. C4'te de aynı şey olur.

Düzeltme, oran hücresini kilitlemektir. C2'deki formülde imleç E1'in üzerine getirilir ve F4'e bir kez basılır: =B2*(1-$E$1). Fiyat başvurusu göreli kalır, oran başvurusu mutlak olur. Formül aşağı kopyalanınca B3, B4'e kayar ama $E$1 yerinde kalır. Sonuçlar 160, 120 ve 64 olur.

Mutlak başvurunun bir yararı daha vardır. Oran %30'a çıkarılırsa yalnızca E1 değiştirilir; üç sonuç birden 140, 105 ve 56 olur. Oran her formüle ayrı ayrı yazılsaydı, üç formülün de tek tek düzeltilmesi gerekirdi.

Bu tür hataları yakalamanın kolay bir yolu, formülleri sonuç yerine görünür kılmaktır. Formüller → Formül Denetleme → Formülleri Göster komutu ya da Ctrl+` kısayolu, her hücrede sonucun yerine formülün kendisini gösterir. Bir sütundaki formüllerin hepsi tek bir oran hücresini göstermeliyse, o başvurunun her satırda aynı kalıp kalmadığına bakılır. Aynı komut bir kez daha verilince görünüm eski hâline döner.

3.5.8Başka sayfaya başvuru ve adlandırılmış aralık

Büyük çalışma kitaplarında veri, hesap ve rapor çoğu zaman ayrı sayfalarda durur. Bir formül başka bir sayfadaki hücreyi kullanacaksa sayfa adı adresin önüne yazılır ve arasına ünlem işareti konur: Satışlar!B2, Satışlar sayfasının B2 hücresidir. Sayfa adında boşluk varsa ad tek tırnak içine alınır: 'Satış 2024'!B2. Formül yazılırken diğer sayfanın sekmesine tıklayıp hücreyi seçmek, bu adresi Excel'in kendisinin yazmasını sağlar.

Bir hücreye ad vermenin en kısa yolu, hücreyi seçip ad kutusuna adı yazmak ve Enter'a basmaktır. Formüller → Tanımlı Adlar → Ad Tanımla komutu da aynı işi yapar; Ad Yöneticisi ise kitaptaki bütün adları listeler. Adlarda boşluk kullanılamaz, bu yüzden sözcükler alt çizgiyle bağlanır: KDV_Orani. Ad bir harf ya da alt çizgiyle başlamalı ve bir hücre adresine benzememelidir; örneğin KDV1 bir sütun adı ve satır numarasına benzediği için kabul edilmez.

Şekil 3.16'daki formül =Satışlar!B2*KDV_Orani'dır. Satışlar sayfasının B2 hücresinde 1000, KDV_Orani adlı hücrede 0,2 olduğu için sonuç 1000 × 0,2 = 200'dür. =Satışlar!B2*Ayarlar!$B$1 ile aynı sonucu verir, ama okuyan kişi neyin neyle çarpıldığını hemen anlar. Ad mutlak başvuru gibi davrandığı için formül kopyalanınca da KDV_Orani yerinde kalır.

3.6Temel ve mantıksal işlevler

Bir sütundaki yüz sayıyı toplamak için =B2+B3+…+B101 yazmak hem yorucu hem de hataya açıktır. Excel'de bu gibi sık yapılan hesaplar için hazır işlevler vardır. Bu kesim işlevin yapısını, en sık kullanılan beş işlevi ve karar vermeye yarayan mantıksal işlevleri anlatır.

3.6.1İşlevin yapısı ve temel işlevler

İngilizce Excel'de aynı formül =IF(B2>=60,"Geçti","Kaldı") biçiminde yazılır. Ayırıcının virgül değil noktalı virgül olmasının nedeni, Türkçe ayarlarda virgülün ondalık ayırıcı olmasıdır. =TOPLA(1,5;2) formülü 1,5 ile 2'yi toplar ve 3,5 verir. Bir dosya İngilizce Excel'de açılınca işlev adları ve ayırıcılar kendiliğinden çevrilir; dosyanın içinde formül dilden bağımsız saklanır. İnternetteki bir İngilizce formül örneği Türkçe Excel'e ise elle uyarlanmalıdır.

Bir işlev üç yoldan yazılabilir. Birincisi, adını doğrudan yazmaktır: =TO yazılınca Excel TO ile başlayan işlevleri listeler ve Tab tuşu seçileni tamamlar. İkincisi, Formüller → İşlev Ekle komutuyla işlevi listeden seçmektir; açılan kutu her bağımsız değişkenin ne olduğunu açıklar. Üçüncüsü, Giriş → Otomatik Toplam düğmesidir. Bu düğme seçili hücrenin üstündeki sayıları bulup =TOPLA(…) formülünü kendisi yazar. Kısayolu Alt+='dir.

3.6.2İşlevler aynı veride

Temel işlevlerin metin ve boş hücrelere nasıl davrandığı, sonuçları doğru yorumlamak için önemlidir. B2:B7 aralığında 12, 7, “yok” metni, 20, boş bir hücre ve 5 bulunsun. Beş işlev aynı aralığa uygulanınca Şekil 3.17 ortaya çıkar.

Boş hücre ile 0 içeren hücre arasındaki fark ortalamada belirleyicidir. Bir öğrenci sınava girmemişse hücre boş bırakılır ve ortalamaya katılmaz. Öğrenci sınava girip 0 almışsa hücreye 0 yazılır ve ortalamayı düşürür. İki durumda tablo aynı görünebilir, ama sınıf ortalaması farklı çıkar.

3.6.3EĞER işlevi

Bazı hesaplarda sonuç bir koşula bağlıdır: not 60 ve üstündeyse “Geçti”, değilse “Kaldı” yazılır. Bu tür kararlar EĞER işleviyle verilir.

=EĞER(B2>=60; "Geçti"; "Kaldı")

Bu formülde sınama B2>=60'tır. Doğruysa “Geçti” metni, yanlışsa “Kaldı” metni döner. Metinler formülde çift tırnak içinde yazılır. Tırnak unutulursa Excel Geçti sözcüğünü bir ad sanar ve #AD? hatası verir. Şekil 3.18 işlevin karar yapısını bir akış diyagramıyla gösterir.

Formül C2'ye yazılıp aşağı kopyalandığında her satır kendi puanını sınar. A2:B4'te Ali 75, Can 45 ve Ece 60 puan almış olsun. Tablo 3.10 her satırın değerlendirilmesini gösterir.

Üçüncü satır, karşılaştırma operatörü seçiminin önemini gösterir. >= eşitliği de kapsar; 60 puan alan Ece geçer. Formülde > yazılsaydı sınama 60 > 60 → YANLIŞ olur ve Ece “Kaldı” görünürdü. Geçme sınırındaki puanlar, formülün doğru yazılıp yazılmadığını denetlemek için en iyi deneme değerleridir.

EĞER'in döndürdüğü değerler metin olmak zorunda değildir. Sayı ya da başka bir formül de dönebilir. Örneğin =EĞER(B2>=1000;B2*0,1;0) formülü 1000 ₺ ve üstü alışverişte %10 indirim tutarını, altında 0'ı verir. B2 = 1250 ise sonuç 125, B2 = 800 ise 0'dır.

3.6.4VE, YADA, DEĞİL ve iç içe EĞER

Bazı kararlar birden çok koşula bağlıdır. “Not en az 60 ve devam en az %70 ise geçer” gibi bir kural tek bir karşılaştırmayla yazılamaz. Excel'de koşulları birleştirmek için üç mantıksal işlev vardır:

• VE: bütün koşullar DOĞRU ise DOĞRU, en az biri YANLIŞ ise YANLIŞ verir.
• YADA: en az bir koşul DOĞRU ise DOĞRU, hepsi YANLIŞ ise YANLIŞ verir.
• DEĞİL: tek bir koşulu tersine çevirir; DOĞRU'yu YANLIŞ, YANLIŞ'ı DOĞRU yapar.

Bir öğrencinin notu B2 = 72, devamı C2 = %65, D2 hücresinde de 0 olsun. Tablo 3.11 çeşitli formüllerin sonuçlarını gösterir.

Son satır en sık kullanılan kalıptır: VE ya da YADA tek başına bir sonuç vermek için değil, EĞER'in sınaması olarak kullanılır. Öğrencinin notu yeterlidir, ama devamı yetersizdir; VE YANLIŞ verdiği için EĞER üçüncü bağımsız değişkeni döndürür.

İkiden çok sonuç gerektiğinde EĞER'ler iç içe yazılır. Bir EĞER'in yanlışsa_değer bölümüne ikinci bir EĞER konur. Excel koşulları soldan sağa sırayla dener ve ilk doğru koşulun değerini döndürür; sonraki koşullara hiç bakmaz.

Çok sayıda kademe varsa iç içe EĞER uzar ve okunması zorlaşır. Microsoft 365'te bu iş için ÇOKEĞER işlevi de vardır: =ÇOKEĞER(B2>=85;"AA";B2>=70;"BB";DOĞRU;"CC"). Bu işlev sınama–değer çiftlerini sırayla dener. Son çiftteki DOĞRU sınaması, önceki koşulların hiçbiri tutmazsa kullanılacak değeri belirler. Kademeli eşikler için bir başka yol, 3.7.4'te anlatılan yaklaşık eşleşmeli aramadır.

3.6.5EĞERHATA

Bazı formüller belirli girdilerde hata verir. Bir bölme işleminde payda 0 olabilir ya da bir arama, listede olmayan bir değeri arıyor olabilir. EĞERHATA işlevi, böyle durumlarda hata değeri yerine anlamlı bir sonuç göstermeye yarar.

Tablo 3.11'deki örnekte B2/D2 = 72 / 0 hesaplanamaz ve #SAYI/0! verir. EĞERHATA bu hatayı yakalar ve “Hesaplanamadı” metnini gösterir. D2'de 4 olsaydı 72 / 4 = 18 hata vermez; EĞERHATA bu durumda 18'i olduğu gibi döndürürdü.

EĞERHATA hatayı gizler, ama nedenini ortadan kaldırmaz. Paydanın neden 0 olduğu yine incelenmelidir. Ayrıca bu işlev bütün hata türlerini yakalar. Yazım yanlışından doğan bir #AD? hatası da “Hesaplanamadı” olarak görünür ve gerçek sorun gözden kaçar. Bu yüzden EĞERHATA, hatanın beklendiği ve anlamı bilinen yerlerde kullanılır.

3.7Koşullu sayma, toplama ve arama

Gerçek tablolarda soruların çoğu bir koşul içerir. “Elektrik bölümünden kaç öğrenci var?”, “Bu öğrencilerin puanları toplamı nedir?”, “Ece'nin puanı kaç?” Bu kesim, bu tür soruları yanıtlayan koşullu sayma ve toplama işlevlerini ve tablodan değer getiren arama işlevlerini anlatır. Kesim boyunca aynı örnek liste kullanılır: Ad, Bölüm ve Puan sütunlu altı öğrenci. Ali (Elektrik, 72), Ece (Bilgisayar, 91), Can (Elektrik, 85), Deniz (Bilgisayar, 64), Burak (Makine, 78) ve Selin (Elektrik, 58). Liste A1:C7'dedir; 1. satır başlıktır.

3.7.1EĞERSAY ve ETOPLA

ETOPLA'da iki aralığın aynı boyutta ve aynı satırlarda olması gerekir. Ölçüt B2:B7'de sınanıyorsa toplam aralığı da C2:C7 olmalıdır; C3:C8 yazılırsa her ölçüt bir alt satırdaki puanla eşleşir ve sonuç sessizce yanlış çıkar. Toplam aralığı hiç yazılmazsa ölçüt aralığının kendisi toplanır. =ETOPLA(C2:C7;">=70") puanı 70 ve üstü olanları toplar: 72 + 91 + 85 + 78 = 326.

3.7.2Ölçüt yazımı ve çok koşullu işlevler

Ölçüt bir metin, bir sayı ya da bir karşılaştırma olabilir. Karşılaştırma ölçütleri çift tırnak içinde yazılır. Tablo 3.12 sık kullanılan biçimleri örnek listeyle birlikte gösterir.

Son satırdaki yazım önemlidir. Eşik bir hücredeyse karşılaştırma işareti tırnak içinde yazılır ve hücre adresiyle & operatörü üzerinden birleştirilir. ">=F1" yazılırsa Excel “F1” sözcüğünü arar ve hiçbir sayıyla eşleşmez. Ölçütlerde büyük–küçük harf ayrımı yapılmaz: “elektrik” ile “Elektrik” aynı sayılır.

Birden çok koşul aynı anda aranıyorsa çok koşullu işlevler kullanılır. ÇOKEĞERSAY aralık–ölçüt çiftlerini alır ve hepsine birden uyan satırları sayar. ÇOKETOPLA'da ise toplam aralığı en başa yazılır, ardından aralık–ölçüt çiftleri gelir.

3.7.3DÜŞEYARA ile tam eşleşme

Bir tablodan belirli bir kaydın bilgisini getirmek sık yapılan bir iştir. Öğrenci numarasından adı, ürün kodundan fiyatı ya da öğrenci adından puanı bulmak gibi. DÜŞEYARA, bu işi tablonun ilk sütununda arama yaparak çözer.

Sütun numarası, sayfanın sütun harfine göre değil tablonun kendi sütunlarına göre sayılır. Tablo C5:F20 ise C 1., D 2., E 3. sütundur. Bu numara formüle sabit yazıldığı için tablonun ortasına yeni bir sütun eklenince numara artık yanlış sütunu gösterir. DÜŞEYARA'nın bir başka sınırı da yalnızca sağa bakabilmesidir. Aranan sütun her zaman tablonun ilk sütunudur; ilk sütunun solundaki bir değer getirilemez.

Tam eşleşmede de aranan değerin yazımı birebir tutmalıdır. Sondaki görünmez bir boşluk (“Ece ”) eşleşmeyi bozar ve sonuç #YOK olur. Büyük–küçük harf ise fark etmez: “ece” araması da 91 döndürür. Listede olmayan değerler için hata yerine bir ileti göstermek istenirse EĞERYOKSA kullanılır: =EĞERYOKSA(DÜŞEYARA(D2;A2:B5;2;0);"Kayıt yok"). EĞERYOKSA yalnızca #YOK hatasını yakalar; başka hataları gizlemediği için EĞERHATA'dan daha güvenlidir.

3.7.4DÜŞEYARA ile yaklaşık eşleşme

Yaklaşık eşleşmenin doğru kullanım alanı, değerin bir aralığa düştüğü durumlardır: not baremi, vergi dilimi, kargo ücreti tablosu gibi. Bu tablolarda aranan değer çoğu zaman tabloda birebir bulunmaz; hangi dilime düştüğü bulunur.

D2:E6'da bir not baremi olsun. İlk sütunda alt eşikler küçükten büyüğe sıralıdır: 0 → F, 50 → D, 60 → C, 70 → B, 85 → A. Bir puanın harfi şu formülle bulunur:

=DÜŞEYARA(B2; $D$2:$E$6; 2; DOĞRU)

Barem $ ile sabitlenmiştir, çünkü formül aşağı kopyalanınca her satır aynı bareme bakmalıdır. Yaklaşık eşleşmenin kuralı şudur: ilk sütunda aranan değerden küçük ya da ona eşit olan en büyük eşik bulunur ve o satırın değeri döner.

Excel yaklaşık eşleşmede tabloyu satır satır taramaz, ikili arama yapar. Tablonun ortasındaki değere bakar, aranan değer daha küçükse üst yarıda, değilse alt yarıda aramayı sürdürür. Bu yöntem büyük tablolarda çok hızlıdır, ama ilk sütunun küçükten büyüğe sıralı olmasına dayanır. Sırasız bir baremde Excel hata vermez; yanlış bir harf döndürebilir. Bu yüzden yaklaşık eşleşme kullanılmadan önce barem sıralanır.

3.7.5ÇAPRAZARA ve FİLTRE

Microsoft 365'te ve Excel 2021'de DÜŞEYARA'nın sınırlarını kaldıran yeni işlevler vardır. Bu işlevler Excel 2019 ve daha eski sürümlerde çalışmaz; bu nedenle dosyayı açacak kişilerin sürümü önemlidir.

=ÇAPRAZARA("Ece";A2:A5;B2:B5)     → 91
=FİLTRE(A2:B5;B2:B5>=80)        → Ece 91 / Can 85

ÇAPRAZARA'da sütun numarası yoktur; döndürülecek sütun doğrudan gösterilir. Tabloya sütun eklenince formül bozulmaz. Arama dizisi döndürülen dizinin sağında da olabilir: adlar B sütununda, puanlar A sütunundaysa =ÇAPRAZARA("Ece";B2:B5;A2:A5) yine 91 verir. DÜŞEYARA bu aramayı yapamaz. Aranan bulunamazsa ÇAPRAZARA da #YOK verir; ama dördüncü bağımsız değişkene bir ileti yazılabilir: =ÇAPRAZARA("Mert";A2:A5;B2:B5;"Kayıt yok").

FİLTRE ise tek bir değer değil, bir sonuç tablosu döndürür. Sonuç, formülün yazıldığı hücreden başlayarak gerektiği kadar satıra ve sütuna yayılır. Bu davranışa taşma (spill) denir.

Taşan sonucun yolunda dolu bir hücre varsa Excel sonucu yerleştiremez ve #TAŞMA! hatası verir. Yoldaki hücre boşaltılınca sonuç kendiliğinden yerine oturur. Taşan aralığın yalnızca ilk hücresinde formül vardır; öteki hücreler formül çubuğunda soluk renkle aynı formülü gösterir ve tek tek düzenlenemez. Kaynak veri değişince taşan sonuç da güncellenir: Deniz'in puanı 64'ten 82'ye çıkarsa FİLTRE sonucu üç satıra genişler.

3.8Tarih, saat ve formül hataları

Tarih ve saat hesapları ilk bakışta karışık görünür, ama Excel'in onları nasıl sakladığı bilinince basit aritmetiğe dönüşür. Formül hataları da benzer biçimde rastgele değildir; her hata değeri belirli bir nedeni haber verir. Bu kesim önce tarih ve saatin sayı olarak saklanmasını, sonra hata değerlerini ve düzeltme yollarını anlatır.

3.8.1Tarih ve saat

Bu gösterimin yararı açıktır: tarihler sayı olduğu için aritmetik işlemlerle hesaplanır. İki tarihin farkı aradaki gün sayısını verir. Bir tarihe sayı eklemek ileri bir tarihi verir: 15.03.2024 + 30 = 14.04.2024. Tarih hücresi Genel biçime çevrilince saklanan seri değer görünür; bu, bir hücrede gerçekten tarih mi metin mi bulunduğunu anlamanın kolay bir yoludur.

Tarih ve saatle ilgili başlıca işlevler ve kurallar şunlardır:

• =BUGÜN() bugünün tarihini, =ŞİMDİ() tarih ve saati verir. İkisi de her yeniden hesaplamada güncellenir. Bir gecikme takibinde =BUGÜN()-C2 formülü teslim tarihinden bu yana geçen günü her gün yeniden bulur.
• =TARİH(2024;3;15) yıl, ay ve günden bir tarih kurar. Ayrı sütunlarda duran yıl, ay ve gün bilgisini birleştirmek için kullanılır.
• Metin olarak saklanmış bir tarih (“15.03.2024” sola yaslı duruyorsa) hesaba katılmaz; çıkarmada #DEĞER! hatası verebilir. Böyle veriler genellikle başka bir sistemden aktarılırken oluşur.
• Saatler de günün kesri olduğu için toplanabilir. 09:00 ile 11:45 arasındaki süre =B2-A2 ile bulunur ve 02:45 görünür; bu, 2,75 saat ya da 165 dakikadır.

3.8.2Hata değerleri

Bu listeye iki hata daha eklenebilir. #SAYI!, sayısal olarak geçersiz bir işlemde görülür; örneğin =KAREKÖK(-4) negatif sayının karekökünü alamaz. #BOŞ! ise iki aralığın kesişmesi beklenen yerde kesişim olmadığında çıkar ve genellikle iki nokta yerine boşluk yazılmasından kaynaklanır.

Hata değerlerinin önemli bir özelliği yayılmalarıdır. Hatalı bir hücreyi kullanan her formül de hata verir. B2'deki bir #DEĞER!, B2'yi toplayan sütun toplamını da, o toplamı kullanan rapor hücresini de hatalı yapar. Bu yüzden bir hata zincirinde düzeltme, zincirin başındaki hücreden başlar.

3.8.3Hataları bulma ve düzeltme

Hatalı bir hücre seçilince yanında küçük bir uyarı simgesi belirir. Simgenin menüsü hatanın türünü açıklar ve hesabı adım adım izlemeye yarayan bir seçenek sunar. Formüller sekmesindeki Formül Denetleme grubu da hatanın kaynağını bulmaya yardım eder: Etkileyenleri İzle komutu, seçili formülün hangi hücreleri kullandığını oklarla gösterir. Zincirin başına bu oklar izlenerek ulaşılır.

#BAŞV! hatasının en yaygın nedeni, formüllerin kullandığı bir sütunun silinmesidir. Excel silinen hücrenin yerine başka bir hücre koyamaz ve başvuruyu formülün içinde #BAŞV! olarak işaretler. Bu hata, silme işlemi hemen Ctrl+Z ile geri alınarak giderilir. Bir sütundaki değerlere artık ihtiyaç yoksa, sütunu silmek yerine içeriğini temizlemek başvuruları korur.

3.9Veri düzenleme araçları

Veri girişini hızlandıran ve tekrarlı işleri azaltan araçlar, Excel'i verimli kullanmanın ikinci ayağıdır. Bu kesim otomatik doldurmayı, sık kullanılan kısayolları, Hızlı Doldurma'yı ve Excel tablosunu anlatır.

3.9.1Otomatik doldurma

Excel seriyi seçimin ilk iki değerinden çıkarır. 2 ve 5 seçilip sürüklenirse artış 5 − 2 = 3 olarak hesaplanır ve 8, 11, 14 gelir. 10 ve 20 seçilirse 30, 40, 50 gelir. Tarihlerde her sürükleme bir gün ilerler; Pazartesi gibi gün adları ve Ocak gibi ay adları da tanınır. Tek bir sayı seçilip sürüklenirse kopyalanır; sürüklerken Ctrl basılı tutulursa ise 1'er artan seri oluşur.

Sürükleme bitince sağ altta Otomatik Doldurma Seçenekleri düğmesi belirir. Bu düğmeyle sonuç değiştirilebilir: Hücreleri Kopyala, Seri Doldur, Yalnızca Biçimlendirmeyi Doldur ya da Biçimlendirmeden Doldur. Bir formül sürüklendiğinde göreli başvurular 3.5.2'de anlatılan kurala göre değişir. Uzun bir sütunda sürüklemek yerine doldurma tutamacına çift tıklamak da yeterlidir: formül, solundaki sütunun dolu olduğu son satıra kadar kendiliğinden kopyalanır.

3.9.2Kısayollar ve Hızlı Doldurma

Son satırdaki kısayol uzun listelerde çok zaman kazandırır. Ctrl+↓, etkin hücreden başlayarak verinin bittiği son dolu hücreye atlar. Ctrl+Shift+↓ aynı yolu seçerek gider; binlerce satırlık bir sütun böylece tek tuşla seçilir.

Hızlı Doldurma (Flash Fill), bir sütundaki örüntüyü örnekten öğrenir. A sütununda “Ayşe Yılmaz”, “Mehmet Demir” ve “Zeynep Kaya” gibi ad soyadlar olsun. B2'ye elle “Ayşe” yazılır, sonra B3'te Ctrl+E'ye basılır. Excel örüntüyü “ilk boşluğa kadar olan kısım” diye tahmin eder ve B sütununu Mehmet ve Zeynep ile doldurur. Komut Veri → Veri Araçları → Hızlı Doldurma yolundan da verilir.

Hızlı Doldurma'nın iki sınırı vardır. Birincisi, sonuçlar formül değil sabit değerdir; A sütunundaki bir ad değişince B sütunu güncellenmez. İkincisi, Excel örüntüyü tahmin eder ve bu tahmin her satırda doğru olmayabilir. “Ali Rıza Can” gibi iki adlı bir kişide yalnızca “Ali” gelebilir. Doldurulan satırlar bu yüzden tek tek gözden geçirilmelidir.

Bul ve Değiştir (Ctrl+H) ise bir metni bütün sayfada başka bir metinle değiştirir. Toplu değişiklik yapmadan önce Seçenekler düğmesiyle aramanın kapsamı denetlenmelidir: yalnız seçili alanda mı, bütün sayfada mı, bütün kitapta mı? “Tüm hücre içeriğini eşleştir” işaretlenmezse “Ali” araması “Alican”ı da bulur ve değiştirir.

3.9.3Excel tablosu

Başlıklı bir veri aralığı, Excel'in tablo özelliğiyle akıllı bir yapıya dönüştürülebilir. Aralığın içinde bir hücre seçilip Ekle → Tablo komutu verilir ya da Ctrl+T'ye basılır. Açılan kutuda ilk satırın başlık olduğunu belirten seçenek işaretlenir ve Tamam denir.

Tabloya dönüştürmenin yararları şunlardır:

• Otomatik genişleme. Tablonun hemen altına ya da sağına yazılan yeni satır ve sütun tabloya katılır. Tabloya başvuran formüller, grafikler ve Özet Tablolar yeni veriyi de kapsar.
• Filtre ve sıralama. Her başlık hücresine bir açılır düğme eklenir.
• Yapılandırılmış başvuru. Tablonun adı Tablo1, sütunlarından biri Satış ise =TOPLA(Tablo1[Satış]) bütün satış sütununu toplar. Bir satırın içinde aynı satırdaki değere =[@Adet]*[@Fiyat] biçiminde başvurulur. Formül bir hücreye yazılınca bütün sütuna kendiliğinden kopyalanır.
• Toplam satırı. Tablo Tasarımı sekmesindeki Toplam Satırı kutusu işaretlenince tablonun altına bir özet satırı eklenir. Her sütun için toplam, ortalama, sayı gibi işlevlerden biri seçilir.
• Stil. Bantlı satırlar ve tutarlı renkler okumayı kolaylaştırır.

Şekil 3.30'daki satış değerleri 120, 85, 40 ve 30'dur; toplam satırı 120 + 85 + 40 + 30 = 275 gösterir. Pergel satırına bir satış değeri yazıldığı anda toplam satırı da güncellenir. Aynı tablo düz bir aralık olsaydı toplam formülünün aralığı elle genişletilmesi gerekirdi.

3.10Sıralama ve filtreleme

Bir listeden bilgi çıkarmanın ilk adımı, onu bakılan soruya göre düzenlemektir. Sıralama kayıtların sırasını değiştirir, filtreleme yalnızca belirli kayıtları gösterir. İkisi de verinin kendisini değiştirmez; ama sıralama yanlış yapılırsa veriyi kalıcı olarak bozabilir.

3.10.1Sıralama

Sıralama yönü veri tipine göre adlandırılır. Metinler A'dan Z'ye ya da Z'den A'ya, sayılar küçükten büyüğe ya da büyükten küçüğe, tarihler eskiden yeniye ya da yeniden eskiye sıralanır. Tek bir sütuna göre sıralamak için o sütunda bir hücre seçilip Veri sekmesindeki A→Z ya da Z→A düğmesine basılır. Çok düzeyli sıralama için Veri → Sırala iletişim kutusu açılır.

Sırala kutusunda Verilerimde üst bilgi var seçeneği işaretli olmalıdır. Bu seçenek başlık satırını sıralamanın dışında tutar. İşaret kalkarsa “Ad, Bölüm, Puan” başlıkları da veri gibi sıralanır ve listenin ortasına karışabilir. Excel ayrıca aynı sütunda sayılarla metin olarak saklanmış sayıları ayrı gruplar hâlinde sıralar; tutarsız veri tipi sıralamayı bozar.

Türkçe dil ayarında metinler Türk alfabesine göre sıralanır: Ç, C'den; Ğ, G'den; I, H'den; İ, I'dan; Ö, O'dan; Ş, S'den; Ü, U'dan sonra gelir. Selin, Can, Çağla, Ali, İrem ve Burak adları A'dan Z'ye sıralanınca Ali, Burak, Can, Çağla, İrem, Selin elde edilir. Harflerin bilgisayardaki kod sırasına göre sıralayan bir program ise Ç ve İ'yi alfabenin sonuna atar ve Ali, Burak, Can, Selin, Çağla, İrem sırasını verir.

3.10.2Sıralamada satır bütünlüğü

Bir listede her satır bir kaydın bütün bilgisini taşır. Sıralamada bu satırlar bir bütün olarak yer değiştirmelidir. Ali'nin bölümü ve puanı, sıralamadan sonra da Ali'nin satırında kalmalıdır. Şekil 3.32 beş öğrencilik bir listenin puana göre doğru sıralanmasını gösterir.

Sıralamanın en tehlikeli hatası, yalnızca bir sütunu seçip sıralamaktır. Excel bu durumda bir Sıralama Uyarısı gösterir ve iki seçenek sunar: Seçimi genişlet ve Geçerli seçimle devam et. İkinci seçenek seçilirse yalnızca o sütun sıralanır; öteki sütunlar yerinde kalır.

3.10.3Filtreleme

Filtre, listenin içinde bir hücre seçilip Veri → Filtre komutuyla ya da Ctrl+Shift+L ile açılır. Her başlık hücresinin sağında bir açılır düğme belirir. Düğmeye tıklanınca o sütundaki değerlerin listesi açılır. İşareti kaldırılan değerlerin satırları gizlenir.

Filtre menüsünde değer listesinin yanında koşul filtreleri de vardır. Sütunun veri tipine göre menüde Metin Filtreleri (İçerir, İle Başlar, Eşittir), Sayı Filtreleri (Büyüktür, Küçüktür, Arasında, İlk 10) ya da Tarih Filtreleri (Bu Ay, Geçen Yıl, Arasında) görünür. Birden çok sütuna filtre uygulanırsa koşullar birlikte daraltır: bir satırın görünmesi için bütün sütunlardaki koşullara uyması gerekir.

Filtrelenmiş bir listede kopyalama, silme ve biçimlendirme yalnızca görünen satırları etkiler. Görünen satırlar seçilip kopyalanırsa filtreyle gizlenen satırlar kopyalanmaz; filtre açıkken silinen satırlar da yalnızca görünenlerdir. Elle gizlenmiş satırlarda ise durum farklıdır: böyle bir aralık kopyalanınca gizli satırlar da kopyalanır.

3.10.4Filtre ve ALTTOPLAM

Filtrelenmiş bir listenin altındaki TOPLA formülü ne verir? Beklenen, görünen satırların toplamıdır. Oysa TOPLA gizli satırları da toplar. Filtreye duyarlı özet için ALTTOPLAM işlevi kullanılır.

Altı kayıtlık yeni bir liste ele alalım: Selin (Bilgisayar, 78), Can (Elektrik, 85), Çağla (Bilgisayar, 91), Ali (Elektrik, 64), İrem (Makine, 70), Burak (Bilgisayar, 55). Puanlar C2:C7'dedir. Listenin altına üç formül yazılır:

C9:  =TOPLA(C2:C7)
C10: =ALTTOPLAM(9;C2:C7)
C11: =ALTTOPLAM(1;C2:C7)

Tablonun her satırı bir kuralı doğrular. Sıralama sonuçları değiştirmez, çünkü formüller C2:C7 aralığını gösterir ve aralıktaki değerler yalnızca yer değiştirmiştir. Filtre TOPLA'yı da değiştirmez; TOPLA gizli satırları da toplar ve hep 443 verir. ALTTOPLAM ise yalnız görünenleri hesaplar. Filtre temizlenince bütün satırlar geri gelir ve ALTTOPLAM yeniden 443 olur.

ALTTOPLAM'ın işlev sayıları 1–11 ve 101–111 olmak üzere iki gruptur. 9 yalnız filtreyle gizlenen satırları atlar. 109 ise ayrıca elle gizlenen satırları da atlar. Excel tablosunun toplam satırı arka planda ALTTOPLAM'ın 109 sürümünü kullanır; bu yüzden tablo filtrelenince toplam satırı da yalnız görünenleri gösterir.

3.11Koşullu biçimlendirme, Özet Tablo ve veri doğrulama

Bir listenin içindeki önemli değerleri göze görünür kılmak, listeyi gruplara göre özetlemek ve listeye yanlış veri girilmesini önlemek, veri analizinin üç tamamlayıcı işidir. Excel bu işler için sırasıyla koşullu biçimlendirme, Özet Tablo ve veri doğrulama araçlarını sunar.

3.11.1Koşullu biçimlendirme

Komutlar Giriş → Koşullu Biçimlendirme menüsünde toplanır. Başlıca kural türleri şunlardır:

• Hücre Vurgulama Kuralları. Belirli bir eşiğe göre biçim uygular: Büyüktür, Küçüktür, Arasında, Eşittir, Metin İçerir, Yinelenen Değerler.
• İlk/Son Kuralları. En büyük ya da en küçük birkaç değeri ya da ortalamanın üstündekileri işaretler.
• Veri çubukları (data bars). Hücrenin içine değerle orantılı bir çubuk çizer.
• Renk ölçekleri (color scales). Düşük ve yüksek değerleri bir renk geçişiyle gösterir.
• Simge kümeleri (icon sets). Değerin aralıktaki konumunu ok, daire ya da bayrak gibi simgelerle belirtir.
• Formül kuralı. Yeni Kural → Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullan seçeneğiyle DOĞRU ya da YANLIŞ veren herhangi bir formül koşul olarak yazılabilir.

Formül kuralı en esnek türdür. Örneğin bir öğrenci listesinin bütün satırını boyamak için A2:C7 seçilir ve kural formülü =$C2<60 yazılır. Formül seçimin sol üst hücresine göre yazılır ve öteki hücrelere kopyalanmış gibi uygulanır. $C sütunu kilitler, böylece her hücre kendi satırının C sütunundaki puana bakar. Satır numarası serbest olduğu için her satır kendi puanını sınar. Bu, 3.5.1'deki karma başvurunun bir başka kullanımıdır.

Koşullu biçimlendirmede ölçülü olmak gerekir. Aynı aralığa beş kural ve on renk uygulanırsa göz önemli değeri seçemez. Renk tek başına anlam taşımamalıdır; renk körlüğü olan okurlar için kırmızı ile yeşili ayırmak güçtür. Bir kuralın yanına açıklama yazmak ya da simge kullanmak bu sorunu azaltır.

3.11.2Simge kümelerinin eşikleri

Yedi öğrencinin puanları B2:B8'de olsun: 72, 91, 85, 64, 78, 58, 45. Bu puanlara dört farklı kural uygulanabilir. Hücre kuralı “Küçüktür 60” seçilirse 58 ve 45 kırmızı dolgu alır. Veri çubuklarında en uzun çubuk en büyük değere (91) aittir. Renk ölçeğinde en düşük değer (45) en açık, en yüksek değer (91) en koyu tonu alır. Simge kümesinde ise her değer üç gruptan birine düşer. Peki gruplar nasıl belirlenir?

Üç simgeli bir kümenin varsayılan eşikleri %67 ve %33'tür. Bu yüzdeler değerlerin kendisine değil, en küçük ile en büyük değer arasındaki aralığa uygulanır:

eşik = en küçük + yüzde × (en büyük − en küçük)

3.11.3Özet Tablo

Bir listeyi gruplara göre özetlemek için her grup için ayrı bir ETOPLA ya da EĞERSAY formülü yazılabilir. Grup sayısı arttıkça bu yol yorucu olur. Özet Tablo aynı işi formül yazmadan, alanları sürükleyerek yapar.

Özet Tablo oluşturmak için listenin içinde bir hücre seçilir ve Ekle → Özet Tablo komutu verilir. Kaynak liste başlıklı olmalı ve içinde boş satır bulunmamalıdır. Excel yeni bir sayfada boş bir özet tablo ve sağda Özet Tablo Alanları bölmesini açar. Bölmede kaynak listenin başlıkları alan olarak listelenir; altında dört kutu vardır: Filtreler, Sütunlar, Satırlar ve Değerler.

Genel Toplam satırındaki ortalama dikkat ister. 74,7, altı puanın ortalamasıdır: 448 / 6. Üç bölüm ortalamasının ortalaması ise (77,5 + 71,7 + 78) / 3 ≈ 75,7'dir. Bu hesapta kalabalık Elektrik grubu ile tek kişilik Makine grubu aynı ağırlıkla sayılır. Özet Tablo doğru ağırlığı kendisi kullanır.

Özet Tablo ile formüller aynı sonucu verir: Elektrik toplamı =ETOPLA(B2:B7;"Elektrik";C2:C7) ile de 215 bulunur. Farkı şudur: formüller kaynak veri değişince kendiliğinden güncellenir, Özet Tablo ise güncellenmez. Kaynağa yeni bir kayıt eklenince Özet Tablo'nun üzerinde sağ tıklanıp Yenile denmelidir. Kaynak bir Excel tablosu olarak tanımlanmışsa yeni satırlar yenilemede kendiliğinden kapsanır.

3.11.4Veri doğrulama

Analizin kalitesi, girilen verinin kalitesine bağlıdır. Bir not sütununa 150, bir bölüm sütununa “Elektirik” yazılırsa sonraki bütün hesaplar etkilenir. Veri doğrulama, yanlış verinin girildiği anda yakalanmasını sağlar.

Bir bölüm sütununa açılır liste eklemek altı adımda yapılır:

1. Aralığın seçimi. Doğrulanacak hücreler (örneğin B2:B4) seçilir; Veri → Veri Araçları → Veri Doğrulama açılır.
2. Liste kuralı. Ayarlar sekmesinde İzin ver kutusundan Liste seçilir. Kaynak kutusuna seçenekler noktalı virgülle yazılır (Elektrik;Bilgisayar;Makine) ya da seçeneklerin bulunduğu bir aralık gösterilir (=$E$2:$E$4).
3. Sonuç. Hücre seçilince sağında bir ok belirir; kullanıcı yalnızca listedeki değerlerden birini seçer.
4. Hata uyarısı. Hata Uyarısı sekmesinde stil, başlık ve ileti yazılır: Stil Durdur, başlık “Geçersiz grup”, ileti “Listeden bir grup seçin.”
5. Geçersiz giriş. Listede olmayan “Muz” yazılırsa Durdur stili girişi reddeder; Yeniden Dene hücreyi düzenlemeye döndürür.
6. Stilin seçimi. Uyarının ne kadar katı olacağı stile bağlıdır.

Kaynağı bir hücre aralığına bağlamak, listenin bakımını kolaylaştırır. Yeni bir bölüm eklenince yalnızca E sütunundaki liste güncellenir. Aralık $ işaretleriyle sabitlenir; böylece kural birden çok hücreye uygulanınca her hücre aynı listeye bakar.

Veri doğrulamanın bir sınırı vardır: kural yalnızca elle yazılan girişleri denetler. Başka bir yerden kopyalanıp yapıştırılan değerler kuralı aşabilir. Daha önce girilmiş geçersiz değerler de kendiliğinden işaretlenmez. Bunları bulmak için Veri Doğrulama → Geçersiz Veriyi Daire İçine Al komutu kullanılır.

3.12Grafikler

Bir tablo kesin sayıları verir; bir grafik ise eğilimi, karşılaştırmayı ve aykırı değeri bir bakışta gösterir. Ama yanlış türde ya da özensiz çizilmiş bir grafik veriyi gizleyebilir, hatta yanlış bir izlenim bırakabilir. Bu kesim, verinin amacına uygun grafiği seçmeyi ve grafiği anlaşılır kılmayı anlatır.

3.12.1Grafik türünü seçmek

Grafik türü, verinin görünüşüne göre değil, grafiğin yanıtlayacağı soruya göre seçilir. Tablo 3.16 temel soruları ve onlara uyan grafik türlerini eşleştirir.

Grafik, verinin bulunduğu aralık seçilip Ekle sekmesinin Grafikler grubundan bir tür seçilerek eklenir. Önerilen Grafikler düğmesi, Excel'in veriye bakarak önerdiği türleri gösterir. Sütun grafikte kategoriler yatay eksene, değerler dikey eksene yerleşir. Çubuk grafik aynı şeyi yatay çubuklarla gösterir ve uzun kategori adlarında daha okunur.

Pasta grafik en çok yanlış kullanılan türdür. Parçaların toplamı anlamlı bir bütün oluşturmuyorsa (örneğin beş öğrencinin puanları) pasta grafik anlamsızdır. Kategori sayısı beşi altıyı geçerse dilimlerin büyüklüğünü gözle karşılaştırmak zorlaşır; bu durumda sıralı bir çubuk grafik daha iyidir. Dağılım grafiği ile çizgi grafik de karıştırılır. Çizgi grafikte yatay eksen kategoridir ve noktalar eşit aralıklı dizilir. Dağılım grafiğinde ise yatay eksen gerçek bir sayı eksenidir. Ölçümler eşit aralıklı değilse, örneğin 1, 2, 5 ve 10 saniyede alınmışsa, çizgi grafik zaman eksenini çarpıtır.

3.12.2Anlaşılır ve dürüst grafik

İyi bir grafikte okur bir bakışta neyin gösterildiğini anlar. Bunun için grafiğin şu öğeleri gözden geçirilir:

• Başlık. Grafiğin neyi gösterdiğini söyler: “Grafik1” değil, “Aylık satış (bin ₺)”.
• Eksen ve birim. Eksen başlıkları değerlerin anlamını ve birimini belirtir.
• Kaynak veri. Doğru aralığın ve serinin seçildiği denetlenir; toplam satırı yanlışlıkla bir kategori gibi çizilmemelidir.
• Ölçek. Eksen sınırları farkları olduğundan büyük ya da küçük göstermeyecek biçimde ayarlanır.
• Renk. Serileri ayırmaya yarar, ama tek başına anlam taşımamalıdır.
• Sadelik. Üç boyutlu efektler, gölgeler ve gereksiz süsler kaldırılır; bunlar değerleri okumayı zorlaştırır.

3.13Raporlama, çalışma kitabı yönetimi ve veri düzeni

Bir çalışma kitabı çoğu zaman başkalarıyla paylaşılır, yazdırılır ya da yıllarca kullanılır. Bu kesim kitabı yazdırmaya hazırlamayı, sayfaları yönetmeyi, değişiklikten korumayı ve en baştan analize uygun bir veri düzeni kurmayı anlatır.

3.13.1Yazdırma ve sayfa düzeni

Ekranda düzgün görünen bir tablo kâğıda basılınca birkaç sayfaya bölünebilir; son sütun ayrı bir sayfaya düşebilir. Yazdırmadan önce çıktı Dosya → Yazdır ekranındaki önizlemede denetlenir. Sayfa düzeniyle ilgili ayarlar Sayfa Düzeni sekmesinde toplanır:

• Yazdırma alanı (print area). Yalnızca seçili aralığın basılmasını sağlar: Sayfa Düzeni → Yazdırma Alanı → Yazdırma Alanını Belirle.
• Yönlendirme. Geniş tablolar için yatay sayfa seçilir.
• Ölçekleme. Sığacak Şekilde Ölçeklendir grubundaki Genişlik kutusu “1 sayfa” yapılırsa tablo sayfa genişliğine sığacak kadar küçültülür.
• Başlıkları yinele. Başlıkları Yazdır düğmesiyle açılan kutuda Üstte yinelenecek satırlar olarak 1. satır seçilir; çok sayfalı çıktının her sayfasında başlık satırı basılır.
• Sayfa sonları. Görünüm → Sayfa Sonu Önizleme sayfaların nerede bölündüğünü mavi çizgilerle gösterir; çizgiler sürüklenerek bölünme yeri değiştirilebilir.

Ölçekleme küçültme demektir ve küçültmenin bir sınırı vardır. Yatay bir A4 sayfasının basılabilir genişliği yaklaşık 27,7 cm olsun. 35 cm genişliğindeki bir tablo bu genişliğe sığdırılınca ölçek 27,7 / 35 ≈ %79'a düşer. Yazı da aynı oranda küçülür; 11 punto yazı yaklaşık 8,7 puntoya iner. Ölçek %60'ın altına inerse çıktı okunmaz hâle gelir; bu durumda tabloyu bölmek ya da gereksiz sütunları yazdırma alanından çıkarmak daha iyidir.

3.13.2Çalışma kitabı yönetimi

Sayfa işlemleri, sayfa sekmesine sağ tıklanınca açılan menüden yapılır: Ekle, Sil, Yeniden Adlandır, Taşı veya Kopyala, Sekme Rengi, Gizle ve Göster.

• Yeniden adlandırma. Sekmeye çift tıklanır ve içeriği anlatan kısa bir ad yazılır. Formüllerdeki sayfa başvuruları yeni ada göre kendiliğinden güncellenir.
• Taşı veya Kopyala. Sayfayı kitabın içinde başka bir konuma ya da başka bir kitaba aktarır. “Kopya oluştur” işaretlenirse sayfa taşınmaz, kopyalanır.
• Sekme rengi. Veri, hesap ve rapor sayfalarını renkle gruplar.
• Gizleme ve gösterme. Yardımcı sayfaları görünümden kaldırır. Gizli sayfayı herkes sağ tık → Göster ile geri getirebilir; bu yüzden gizlemek bir güvenlik önlemi değildir.
• Bağlantılar. Başka bir çalışma kitabına başvuran formüller o dosyanın konumuna bağlıdır. Kaynak dosya taşınır ya da yeniden adlandırılırsa bağlantı kopar. Bu tür başvurular dikkatle ve az kullanılır.

3.13.3Koruma ve iş birliği

Formüllerin yanlışlıkla silinmesini önlemek için sayfa korunabilir. Sayfa koruması (sheet protection) iki adımlıdır. Bunun nedeni, Excel'de her hücrenin varsayılan olarak Kilitli işaretli olmasıdır; ama bu kilit, koruma açılmadıkça etkili değildir.

1. Giriş hücrelerinin kilidi. Kullanıcının değiştirebileceği hücreler (örneğin adetler) seçilir. Hücreleri Biçimlendir → Koruma sekmesinde Kilitli işareti kaldırılır.
2. Sayfanın korunması. Gözden Geçir → Sayfayı Koru komutu verilir; isteğe bağlı bir parola yazılır. Artık kilitli hücreler değiştirilemez, kilidi açılmış hücrelere yazılabilir.

Şekil 3.47'deki örnekte tutarlar =B2*40 gibi formüllerle hesaplanır: 3 × 40 = 120, 5 × 40 = 200, 2 × 40 = 80. Kullanıcı adetleri değiştirebilir, ama formüllere dokunamaz.

Excel'de koruma düzeyleri birbirinden farklıdır:

• Sayfa koruması hücrelerin ve bazı işlemlerin değiştirilmesini engeller. Amacı yanlışlıkla yapılan değişiklikleri önlemektir; güçlü bir güvenlik önlemi değildir.
• Kitap yapısının korunması (Gözden Geçir → Çalışma Kitabını Koru) sayfa eklemeyi, silmeyi, taşımayı ve gizli sayfaları göstermeyi engeller.
• Dosya şifreleme (Dosya → Bilgi → Çalışma Kitabını Koru → Parolayla Şifrele) dosyanın açılması için parola ister. Gizli bilgi taşıyan dosyalar için gerçek koruma budur. Parola unutulursa dosya kurtarılamaz.

İş birliği için de araçlar vardır. Açıklamalar (Gözden Geçir → Yeni Açıklama), bir hücre üzerinde soru sormaya ve yanıtlamaya yarar. Dosya OneDrive ya da SharePoint gibi bir bulut konumunda saklanırsa birkaç kişi aynı anda düzenleyebilir. Sürüm Geçmişi de dosyanın önceki hâllerine dönmeyi sağlar.

3.13.4İyi veri düzeni

Bu notta anlatılan araçların çoğu — sıralama, filtre, ETOPLA, DÜŞEYARA, Özet Tablo — verinin belirli bir düzende tutulduğunu varsayar. Düzen bozuksa araçlar ya çalışmaz ya da sessizce yanlış sonuç verir. Analize uygun bir veri sayfası dört kurala uyar:

• Her satır tek bir kaydı, her sütun tek bir değişkeni temsil eder.
• Başlıklar tek satırdadır; kısa, benzersiz ve anlamlıdır. Birim başlıkta belirtilir: “Miktar (kg)”.
• Ham veride boş satır, birleştirilmiş hücre ve ara toplam bulunmaz.
• Ham veri, hesaplamalar ve rapor çıktıları ayrı sayfalarda tutulabilir.

Bu kurallar başta zahmetli görünebilir. Ama düzenli bir veri sayfası, her yeni soruda baştan uğraşmayı önler: aynı liste bugün sıralanır, yarın filtrelenir, sonra bir Özet Tablo'ya kaynak olur. Düzenli verinin bir yararı da başka araçlara kolayca aktarılmasıdır; bir istatistik programı ya da bir programlama dili bu tabloyu olduğu gibi okuyabilir.

3.14Özet

• Bir çalışma kitabı bir ya da daha çok çalışma sayfasından oluşur. Hücre adresi sütun harfi ve satır numarasıyla yazılır (C3); aralık iki köşe hücresiyle belirtilir (B4:D6 = 3 × 3 = 9 hücre). Bir sayfada 1.048.576 satır ve 16.384 sütun vardır.
• Excel metni sola, sayı ve tarihi sağa yaslar; sola yaslı bir sayı metin olarak saklanmıştır ve hesaba girmez. Sayı biçimi yalnızca görünümü değiştirir; hesapta formül çubuğundaki değer kullanılır.
• Formül eşittir işaretiyle başlar ve sabit, başvuru, operatör ve işlev içerebilir. İşlem önceliği: parantez, olumsuzlama, yüzde, üs, çarpma–bölme, toplama–çıkarma, birleştirme, karşılaştırma; aynı öncelikte soldan sağa. Excel'de =-2^2 = 4'tür.
• Göreli başvuru (A1) kopyalanınca kayar, mutlak başvuru ($A$1) sabit kalır, karma başvuruda ($A1, A$1) yalnızca $ işaretli parça sabittir. F4 türler arasında döner. Tek bir oran hücresine başvuran formüllerde o başvuru mutlak olmalıdır; aksi hâlde Excel hata vermeden yanlış sonuç üretir.
• TOPLA, ORTALAMA, MAK, MİN ve SAY metin ve boş hücreleri yok sayar. EĞER bir sınamaya göre iki değerden birini döndürür; VE, YADA ve DEĞİL koşulları birleştirir; iç içe EĞER'de koşullar yüksek eşikten başlar. EĞERHATA hatayı gizler ama nedenini gidermez.
• EĞERSAY ve ETOPLA bir ölçüte göre sayar ve toplar; çok koşul için ÇOKEĞERSAY ve ÇOKETOPLA kullanılır. DÜŞEYARA ilk sütunda arar ve sağdaki bir sütunu döndürür; tam eşleşmede son bağımsız değişken 0'dır. Yaklaşık eşleşme sıralı barem tablolarında kullanılır. ÇAPRAZARA iki yöne de bakar; FİLTRE sonucu taşırır.
• Tarihler seri değer, saatler günün kesridir; tarih farkı çıkarma ile bulunur. Her hata değeri bir nedeni gösterir: #SAYI/0!, #AD?, #DEĞER!, #BAŞV!, #YOK, #TAŞMA!. Hatalar kendilerini kullanan formüllere yayılır.
• Otomatik doldurma seriyi ilk iki değerden çıkarır; Hızlı Doldurma örnekten öğrenir ama değer üretir. Excel tablosu kendiliğinden genişler ve yapılandırılmış başvuruya izin verir.
• Sıralamada satırlar bütün olarak taşınmalıdır; çok düzeyli sıralamada ikinci ölçüt yalnızca eşit gruplar içinde çalışır. Filtre satırları gizler, silmez; koşullar birlikte daraltır. TOPLA gizli satırları da toplar, ALTTOPLAM yalnız görünenleri hesaplar.
• Koşullu biçimlendirme biçimi değere bağlar; simge kümesi eşikleri en küçük ile en büyük değer arasındaki aralığa göre hesaplanır. Özet Tablo formülsüz gruplu özet verir ve kaynak değişince yenilenmelidir. Veri doğrulama geçersiz girişi baştan engeller.
• Grafik türü sorulan soruya göre seçilir: karşılaştırma için sütun, zaman için çizgi, parça–bütün için az dilimli pasta, ilişki için dağılım, dağılım biçimi için histogram. Sütun grafiğin ekseni 0'dan başlamalıdır.
• Yazdırmadan önce yazdırma alanı, ölçek ve yinelenen başlıklar ayarlanır. Sayfa koruması yanlışlıkla değişikliği önler, gizlilik sağlamaz; gizlilik için dosya şifrelenir. İyi bir veri düzeninde her satır bir kayıt, her sütun bir değişkendir; boş satır, birleştirilmiş hücre ve ara toplam bulunmaz.

3.15Kavram listesi

Terimlerin İngilizce karşılıkları ve öteki sunumlardaki kullanımları terim sözlüğünde bulunur.

• çalışma kitabı workbook
• çalışma sayfası worksheet
• sayfa sekmesi sheet tab
• etkin hücre active cell
• ad kutusu name box
• formül çubuğu formula bar
• aralık range
• veri tipi data type
• mantıksal değer (DOĞRU/YANLIŞ) logical value
• dondurma (Bölmeleri Dondur) freeze panes
• kenarlık border
• dolgu fill
• metni kaydır wrap text
• sayı biçimi number format
• formül formula
• sabit constant
• operatör operator
• işlem önceliği operator precedence
• olumsuzlama negation
• üs exponent
• birleştirme (&) concatenation
• hücre başvurusu cell reference
• göreli başvuru relative reference
• mutlak başvuru absolute reference
• karma başvuru mixed reference
• adlandırılmış aralık named range
• doldurma tutamacı fill handle
• Formülleri Göster Show Formulas
• işlev function
• bağımsız değişken argument
• mantıksal sınama logical test
• ölçüt criteria
• tam eşleşme exact match
• yaklaşık eşleşme approximate match
• taşma spill
• seri değer date serial number
• hata değeri error value
• otomatik doldurma AutoFill
• seri data series
• Hızlı Doldurma Flash Fill
• tablo table
• yapılandırılmış başvuru structured reference
• toplam satırı total row
• sıralama sort
• çok düzeyli sıralama multi-level sort
• filtreleme filtering
• ALTTOPLAM SUBTOTAL
• koşullu biçimlendirme conditional formatting
• veri çubukları data bars
• renk ölçekleri color scales
• simge kümeleri icon sets
• Özet Tablo PivotTable
• veri doğrulama data validation
• açılır liste drop-down list
• girdi iletisi input message
• hata uyarısı error alert
• sütun / çubuk grafik column / bar chart
• dağılım (XY) grafiği scatter chart
• histogram histogram
• yazdırma alanı print area
• sayfa koruması sheet protection

3.16Kendini Dene

1. C3 hücresindeki =A1+$B$2+B$1+$A2 formülü kopyalanıp D5'e yapıştırılıyor. D5'teki formül nedir?

   Cevap

   C'den D'ye 1 sütun sağa, 3'ten 5'e 2 satır aşağı: Δs = 1, Δr = 2. A1 → B3; $B$2 değişmez; B$1 → C$1 (yalnız sütun kayar); $A2 → $A4 (yalnız satır kayar). Sonuç: =B3+$B$2+C$1+$A4.

2. Excel'de =-3^2+10 ve =10-3^2 formülleri ne verir? Neden farklıdır?

   Cevap

   Birincide baştaki eksi olumsuzlamadır ve üsten önce uygulanır: (−3)^2 = 9, 9 + 10 = 19. İkincide eksi çıkarmadır ve üsten sonra gelir: 3^2 = 9, 10 − 9 = 1. Matematikteki −3² + 10 = 1 sonucu için =-(3^2)+10 yazılmalıdır.

3. B2:B6'da 40, “girmedi”, 70, boş, 90 var. =ORTALAMA(B2:B6), =SAY(B2:B6) ve =BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY(B2:B6) ne verir? “girmedi” yerine 0 yazılsaydı ortalama ne olurdu?

   Cevap

   Yalnızca 40, 70 ve 90 sayıdır: ORTALAMA = 200 / 3 ≈ 66,7; SAY = 3; BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY metni de sayar: 4. 0 yazılırsa 0 bir sayı olarak hesaba girer: 200 / 4 = 50.

4. 3.7'deki altı öğrencilik listede (B2:B7 bölüm, C2:C7 puan) =EĞERSAY(B2:B7;"<>Elektrik") ve =ETOPLA(C2:C7;">=70") ne verir?

   Cevap

   Elektrik dışındakiler Ece, Deniz ve Burak'tır: 3. Puanı 70 ve üstü olanlar 72, 91, 85 ve 78'dir; toplam aralığı verilmediği için puanların kendisi toplanır: 72 + 91 + 85 + 78 = 326.

5. 0 → F, 50 → D, 60 → C, 70 → B, 85 → A baremiyle =DÜŞEYARA(B2;$D$2:$E$6;2;DOĞRU) formülü 59 ve 84 puanları için ne döndürür? Son bağımsız değişken 0 olsaydı ne olurdu?

   Cevap

   59: küçük ya da eşit en büyük eşik 50 → D. 84: en büyük uygun eşik 70 (85 > 84) → B. Tam eşleşmede ikisi de tabloda birebir bulunmadığı için #YOK döner.

6. Bir proje haftada beş gün, günde 08:30–17:30 arası çalışılarak yürütülüyor. Günlük süre =B2-A2 ile bulunup beş gün toplanıyor. Toplam hücresi ss:dd biçimindeyse ne görünür? Doğru gösterim için ne yapılır?

   Cevap

   Günlük süre 17:30 − 08:30 = 9 saat; haftalık 45 saat = 1,875 gün. ss:dd tam günü atar ve 45 − 24 = 21 saati gösterir: 21:00. Biçim kodu [s]:dd yapılınca 45:00 görünür.

7. 3.10.4'teki listede (Selin Bilgisayar 78, Can Elektrik 85, Çağla Bilgisayar 91, Ali Elektrik 64, İrem Makine 70, Burak Bilgisayar 55) Bölüm = Elektrik filtresi uygulanıyor. TOPLA, ALTTOPLAM(9) ve ALTTOPLAM(1) ne verir?

   Cevap

   TOPLA gizli satırları da toplar: 443. Görünen satırlar Can 85 ve Ali 64'tür: ALTTOPLAM(9) = 149, ALTTOPLAM(1) = 149 / 2 = 74,5.

8. Puanlar 35, 50, 65, 80, 95, 100. Varsayılan üç simgeli küme (%67 ve %33) uygulanıyor. Eşikler nedir; 65 ve 80 hangi simgeyi alır?

   Cevap

   Aralık 100 − 35 = 65. Üst eşik 35 + 0,67 × 65 = 78,55; alt eşik 35 + 0,33 × 65 = 56,45. 80 ≥ 78,55 → ▲; 65 iki eşiğin arasında → ●. 35 ve 50 ▼, 95 ve 100 ▲ alır.

9. Bir Özet Tablo'da bölüm ortalamaları Bilgisayar 77,5 (2 kişi), Elektrik 71,7 (3 kişi), Makine 78 (1 kişi) çıkmıştır. Genel Toplam satırındaki ortalama neden 75,7 değil de 74,7'dir?

   Cevap

   Genel ortalama altı puanın toplamının altıya bölümüdür: 448 / 6 ≈ 74,7. Üç ortalamanın basit ortalaması (77,5 + 71,7 + 78) / 3 ≈ 75,7 ise her bölüme kişi sayısından bağımsız olarak aynı ağırlığı verir. Tek kişilik Makine grubu fazla, üç kişilik Elektrik grubu az sayılmış olur.

10. Bir öğrenci ad–puan listesinde yalnızca Puan sütununu seçip büyükten küçüğe sıralıyor ve uyarıda “Geçerli seçimle devam et” diyor. Ne olur, nasıl düzeltilir?

    Cevap

    Yalnızca puanlar yer değiştirir, adlar yerinde kalır; her ad başka birinin puanıyla eşleşir. Excel hata vermez. Hemen Ctrl+Z ile geri alınır; sıralama uyarısında “Seçimi genişlet” seçilerek satırların bir bütün olarak taşınması sağlanır.

3.17İleri okuma

• Microsoft Destek, Excel eğitim sayfaları (support.microsoft.com): formüller, işlevler, tablolar, Özet Tablo ve grafikler için Türkçe dahil birçok dilde kısa, örnekli ve güncel anlatımlar sunar.
• M. Alexander ve D. Kusleika, Microsoft Excel 365 Bible (Wiley, 2022): bu notta kısaca değinilen işlevleri, dinamik dizi formüllerini, Özet Tabloları ve grafikleri başvuru kitabı ayrıntısında işler.
• K. W. Broman ve K. H. Woo, “Data Organization in Spreadsheets”, The American Statistician 72(1), 2018: elektronik tabloda veriyi tutarlı, dikdörtgen ve analize hazır biçimde düzenlemenin kurallarını kısa ve uygulamalı olarak anlatır.
• C. Nussbaumer Knaflic, Storytelling with Data (Wiley, 2015): grafik türünü seçmeyi, gereksiz öğeleri ayıklamayı ve okurun dikkatini doğru yere yöneltmeyi örneklerle gösterir.

3.18Kaynaklar

1. Microsoft Support, Basic tasks in Excel.
2. Microsoft Support, Overview of formulas in Excel.
3. Microsoft Support, Sort data in a range or table.
4. M. Alexander, D. Kusleika, Microsoft Excel 365 Bible, Wiley, 2022.
5. K. W. Broman, K. H. Woo, “Data Organization in Spreadsheets”, The American Statistician, 72(1), 2–10, 2018.
6. C. Nussbaumer Knaflic, Storytelling with Data: A Data Visualization Guide for Business Professionals, Wiley, 2015.